managementassistent souschef pg (DAOG 488360)

1. Beheer administratie(s) en/of administratief ondersteunende werkzaamheden voor Souschef Personele Gereedheid
- fungeert als vraagbaak c.q. front-office;
- verstrekt informatie over procedures, formulieren en administratieve en organisatorische processen;
- verzamelt, controleert, registreert en verwerkt of muteert gegevens;
- controleert op output, signaleert problemen en rapporteert hierover;
- verzorgt de administratieve voorbereiding, bewaken voortgang, afhandeling en verwerking;
- het verzorgen van correspondentie;
- het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
- draagt zorg voor de samenstelling van (management)overzichten. 

2. Functioneel beheer/ ondersteuning van gebruikers 
- signaleert en meldt storingen en afwijkingen in relevante systemen en applicaties; 
- beoordeelt systeem-aanpassingen op gebruiksvriendelijkheid en toepassingsmogelijkheden, uitvoeren tests, opmaken verslag en rapporteren; 
- informeert, ondersteunt en instrueert gebruikers.

Kennis/Opleidingseisen:
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4, bij voorkeur in de richting Managementassistent, Directiesecretaresse of Office Management.

Ervaringseisen:
- Relevante ervaring met ondersteunende werkzaamheden; 
- Ervaring met het werken op Plein-Kalvermarktcomplex
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift; 
- Ruime vaardigheid met de gangbare Office-applicaties (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams).
- Kennis van en ervaring met digitale document- en agendabeheersystemen.

Competenties:
- Delegeren 
- Flexibiliteit
- Integer
- Klantgericht 
- Leervermogen 
- Nauwkeurig 
- Samenwerken 

Overige eisen:
- Organisatorische en communicatieve vaardigheden.
- Stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
- Proactief, oplossingsgericht en nauwkeurig in de uitvoering van werkzaamheden.
- Tactvol, representatief en integer, met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en diplomatie.
- Vermogen om zelfstandig te werken, maar ook goed samen te werken met collega’s binnen en buiten de organisatie.

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.