Managementassistent (tijdelijk)

Jouw meerwaarde als managementassistent

Als managementassistent bij de Dienst Analyse en Onderzoek (DAO) van de Tweede Kamer speel je een cruciale rol in het ondersteunen van het hoofd van deze dienst en het MT. Jouw inzet zorgt ervoor dat medewerkers van DAO hun werk goed kunnen doen en belangrijke zaken op rolletjes lopen. Je beheert de agenda van het hoofd DAO en zorgt voor een optimale planning van zijn/haar tijd. Ook organiseer je teamvergaderingen en assisteer je bij DAO-evenementen, jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor algemene afdelingsaangelegenheden. Daarnaast verzorg je ook ondersteuning voor de financiële en administratieve processen binnen de dienst. Je begeeft je makkelijk binnen de Tweede Kamer organisatie en weet bij wie je terecht kan om zaken te regelen, zoals bij de Beveiligingsdienst, het Restaurantbedrijf, Financieel Economische Zaken, Inkoop, Communicatie en Bureau Evenementen.

Belangrijkste taken

Je:

• verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden voor het hoofd DAO, indien nodig voor het DAO MT en beheert de agenda van het diensthoofd;
• verzorgt de financiële administratie: je coördineert administratieve en financiële verwerkingen, bewaakt budgetten zoals het kennisbudget van DAO en beheert (inkoop)contracten en maakt onder andere bestelaanvragen aan en verzorgt declaraties;
• verzorgt de financiële afhandeling van externe cursussen en opleidingen van de DAO medewerkers;
• ondersteunt bij het regelen en organiseren van activiteiten rondom de in-, door- en uitstroom van medewerkers en een deel van de administratieve verwerking;
• ondersteunt bij evenementen die DAO organiseert;
• verricht overige secretariële werkzaamheden.

Wat we van je vragen

• Je hebt een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau, bij voorkeur een secretariële of financiële opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring opgedaan in een secretariële/ ondersteunende rol
• Kennis van (financieel) administratieve procedures.
• Kennis van MS-office (Word, Excel en Outlook).
• Ervaring met Oracle en APRO strekt tot aanbeveling.
• Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen.
• Goede kennis van de mondelinge en schriftelijke Nederlandse taal en mondeling in het Engels.
• Inzicht in en affiniteit met werkwijzen en processen binnen de Tweede Kamer en Dienst Analyse en Onderzoek strekt tot aanbeveling.
• Je bent klantgericht, flexibel, proactief, integer, zorgvuldig, gericht op samenwerking en zelfstandig werken, goed in het plannen en organiseren (o.a. van het eigen werk) en in schriftelijk en mondeling communiceren.

• Als onderdeel van de sollicitatieprocedure vragen wij, in het kader van ons integriteitsbeleid, een Verklaring Omtrent Gedrag.
• We zoeken tijdelijk versterking vanwege ziektevervanging – een mooie kans om gedurende minimaal 12 maanden bij te dragen aan het werk van de Tweede Kamer.