Managementondersteuner

Jij krijgt energie van anderen blij maken. Als managementondersteuner bij de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) ondersteun en ontzorg je, zodat zaken soepel verlopen. Samen met 8 collega’s geef je secretariële ondersteuning aan ons bestuur, onze directeuren en teamleiders. Nieuwsgierig? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt
Jij bent de onmisbare sparringpartner waarop de directeuren en afdelingshoofden op kunnen vertrouwen. Vaak fungeer je als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen, en voer je zelfstandig uitvoerende werkzaamheden uit. De agenda is echt jouw domein. Dankzij jou kunnen jouw collega's op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek.

Samen met je collega's ben je verantwoordelijk voor de algemene postbus. In deze postbus komen allerlei verzoeken binnen vanuit de organisatie die verdeeld en uitgevoerd worden. Alle inkomende en uitgaande telefoontjes en (digitale) post handel je tijdig en correct af.

Jouw werkzaamheden

• Je beheert zelfstandig complexe agenda’s en behandelt de e-mails. Jij brengt feilloos de juiste prioritering aan.
• Je anticipeert op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt dat deze zo effectief mogelijk worden ingericht.
• Je boekt interne afspraken in en regelt complexe afspraken met nationale én internationale externe partners.
• Je reserveert vergaderlocaties, bij ons op kantoor en op andere locaties.
• Je ontvangt bezoekers voor ontmoetingen op locaties.
• Je verzorgt ziek- en betermeldingen van de medewerkers en regelt bloemen voor bijvoorbeeld een jubileum.
• Je fungeert als vraagbaak voor medewerkers, en je zorgt voor de aanschaf en het beheer van facilitaire zaken.

Jouw team
Je werkt samen met 8 collega-managementondersteuners. Jullie beheren, naast jouw eigen mailbox, een gezamenlijke mailbox, vangen elkaars werkzaamheden op en springen bij tijdens piekdrukte of afwezigheid. De collega's werken regelmatig op kantoor, dit geeft verbinding en vormt het een hecht team. Daarnaast is er ook ruimte om thuis te werken.

ANVS en daarmee de rol van managementondersteuner is volop in ontwikkeling, jij levert een actieve bijdrage aan het geheel. Zie je dat bepaalde werkwijzen beter kunnen? Zie je mogelijkheden voor verbetering in bepaalde werkwijzen? Dan nodigen we je uit om je ideeën te delen met collega’s, je teamleider en waar nodig het management.

Dat jouw werkdagen afwisselend zijn, mag duidelijk zijn. Het tempo ligt hoog en de sfeer in het team is goed. De ANVS is volop in ontwikkeling en daarvoor wordt ook een actieve bijdrage van de managementondersteuners verwacht. Jij en je collega-managementondersteuners houden elkaar op de hoogte van lopende zaken. Zo is het eventueel vervangen van elkaar bij afwezigheid geen enkel probleem.

Solliciteer direct!
Je kunt op deze vacature reageren via de sollicitatieknop op deze pagina. In plaats van een motivatiebrief ontvangen we graag jouw cv en de antwoorden op onderstaande competentievragen (maximaal 200 woorden per vraag):

1. Welke aspecten van deze functie sluiten aan bij jouw ambities en waarom?
2. Complex agendabeheer: kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je zelfstandig een manager, directielid of teamleider met een complexe agenda ondersteunde? Wat was jouw verantwoordelijkheid, wat voor digitale tools gebruik je hiervoor en hoeveel ruimte had je om zelf beslissingen te nemen?
3. Samenwerken: in een organisatie die volop in beweging is, moet je regelmatig over de grenzen van je eigen rol heen samenwerken. Kun je een concreet voorbeeld geven waarin je met meerdere betrokkenen, met mogelijk verschillende belangen, tot een gezamenlijk resultaat moest komen? Hoe heb je de samenwerking en afstemming georganiseerd en wat heeft dit opgeleverd?

Meer weten?
Om een goed en volledig beeld te krijgen van het takenpakket, raden we je aan ook contact op te nemen met Marjon Berghuijs, teamleider ondersteuning. Je kunt haar bereiken op 06 21 27 65 01 of via [email protected].

• Je hebt aantoonbare en relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse, officemanager of in een vergelijkbare functie.
• Je bent digitaal zeer vaardig en hebt ruime ervaring met Office 365 en in het bijzonder Microsoft Outlook. Bij voorkeur heb je kennis van een documentsysteem.
• Je hebt aantoonbare ervaring in een rol waarin je zelfstandig teamleiders, management en/of directie ondersteunt en complexe agenda’s beheert en bent daardoor in staat om vooruit te kijken, knelpunten tijdig te signaleren en de manager/directeur gevraagd én ongevraagd van advies te voorzien.

Je beschikt over de volgende competenties

• Communicatief vaardig: je bent zowel mondeling en schriftelijk vaardig en beheerst de Nederlandse taal.
• Samenwerken: als team weten jullie elkaar te vinden en vangen jullie elkaar op.
• Zelfontwikkeling: je denkt proactief mee en staat open voor feedback.
• Accuraat: je handelt zorgvuldig en verwerkt vertrouwelijke informatie goed in de daartoe bestemde systemen. Je bewaakt prioriteiten en deadlines, toont eigenaarschap, anticipeert op wijzigingen en weet bij conflicterende afspraken zelfstandig passende oplossingen te vinden.

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De gesprekken vinden plaats in week 41.
• De sollicitatiegesprekken zijn gebaseerd op objectief selecteren. Dit betekent dat we werken met een gestructureerde aanpak waarbij we jouw ervaring, vaardigheden en competenties beoordelen aan de hand van een competentiegericht gesprek en een praktijkgerichte casus. Je kunt je hier het beste op voorbereiden door je te verdiepen in de gevraagde competenties. Denk daarnaast alvast na over concrete voorbeelden uit je eigen ervaring waarin je deze competenties hebt toegepast en duidelijk hebt laten zien.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.