Dit ga je doen

Als managementondersteuner ben jij de spin in het web. Je bent goed op de hoogte van alles wat er in de omgeving speelt en je zorgt dat alle ondersteuning van ABDTOPConsult op rolletjes loopt. Samen met jouw collega managementondersteuner ondersteun je de directeur van ABDTOPConsult, de overige 9 consultants/topambtenaren en faciliteer je organisatiebrede activiteiten. In overleg met jouw collega managementondersteuner maken we samen afspraken over de precieze verdeling van het werk en het beleggen van taken zoals de BHV-functie, ICT-coördinator, aanspreekpunt voor verschillende dienstverleners, enz.

In algemene zin heb jij als managementondersteuner een afwisselende functie met veel taken en verantwoordelijkheden. Je voelt je thuis in een functie met een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid, je bent dienstverlenend en kunt goed inschatten waar de prioriteiten liggen.
Je houdt het overzicht en ontzorgt door het organiseren en (vooruit) plannen van bepaalde werkzaamheden, afspraken en het bewaken van de voortgang.

Je werkt in een dynamische omgeving:

omdat we voor de hele rijksdienst werken;
de consultants en ook de directeur meerdere opdrachten tegelijkertijd doen;
de samenstelling van het team van consultants bijna jaarlijks wijzigt en daarmee ook de mensen die je ondersteunt;
we bij de uitvoering van opdrachten veel samenwerken met rijkscollega’s (inhoudelijke secretariaten).

Hierdoor is jouw werk heel gevarieerd. In deze omgeving vormt het secretariaat het dienstverlenende informatie- en communicatieknooppunt naar de interne organisatie en de externe omgeving. Bij het secretariaat komen veel informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat deze informatie te filteren en te prioriteren. Het secretariaat heeft uiteraard ook een sterke verbindende/sociale functie. Zeker bij een kleine organisatie waar mensen in-en uitvliegen, wordt hier veel belang aan gehecht.

Naast de traditionele secretariële taken, zoals agendabeheer en telefonie, behoort ook het coördineren van informatie- en stukkenstromen, het afstemmen hierover en het bewaken van deadlines in de planning van jouw taken. In de uitvoering van jouw taken is naast een grote mate van zelfstandigheid ook flexibiliteit en nauwkeurigheid vereist.

Je bent snel van begrip en je denkt mee en vooruit. Een energieke, proactieve instelling hoort bij jou. Verder is een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie een must.

Kortom, er wordt veel van je verwacht en dat op een hoog niveau en tempo. Je mag dan ook wat van ons verwachten: een uitdagende functie in een prettige werksfeer, met de mogelijkheid je te ontwikkelen en een rijksbreed netwerk op te bouwen.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je beschikt over een opleiding op MBO4-niveau, dan wel een gelijkwaardig werk- en denkniveau en je hebt ruime ervaring in een secretariaatsfunctie.
Je beschikt over goede contactuele eigenschappen en een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.
Je hebt ervaring met diverse applicaties, zoals Microsoft Office, een Document Management System en iBabs.
Je bent een teamplayer, vriendelijk, open en samenwerkingsgericht.
Je bent secuur en schakelt makkelijk tussen taken.
Je komt tot je recht in een hectische omgeving, bent stressbestendig en klantgericht.
Je bent flexibel en kunt goed samenwerken.
Je bent proactief

Hier kom je te werken

Meer over Beleid en Bedrijfsvoering

ABDTOPConsult is van en voor de rijksoverheid. ABDTOPConsult draagt bij aan een beter functionerende overheid en daarmee aan het realiseren van de maatschappelijke opgaven en het verbeteren van de leefwereld van mensen. ABDTOPConsult is een kleine adviesgroep van ervaren topambtenaren (consultants) die snel inzetbaar zijn bij complexe vraagstukken. Dit doen we op het snijvlak van beleid, uitvoering, toezicht en de samenleving. We doen advies- en interim opdrachten. Alle ministeries en uitvoeringsorganisaties kunnen gebruikmaken van de diensten van het team. De opdrachtgevers zijn de politieke of ambtelijke leiding van de ministeries.

ABDTOPConsult is een kleine organisatie, die bestaat uit een directeur, 9 consultants, een secretaris/manager, senior adviseur en twee managementondersteuners. Wij huizen in bij het directoraat-generaal Algemene Bestuursdienst (DGABD). Dat is de management development organisatie voor (top)managers binnen de Rijksoverheid. Zij zorgen voor de werving en ondersteunen departementen bij de selectie van topambtenaren die leidinggeven bij de rijksoverheid. Daarnaast zorgt DGABD voor de ontwikkeling van (top)managers.
Omdat ABDTOPConsult een kleine organisatie is, nemen we de bedrijfsvoering af van DGABD. De managementondersteuners zijn formatief ondergebracht bij de afdeling bedrijfsvoering. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering fungeert als formeel leidinggevende, terwijl de secretaris van ABDTOPConsult optreedt als functioneel leidinggevende.

Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Cookies op WerkenvoorNederland.nl

Managementondersteuner