Managementondersteuner

De Penitentiaire Inrichting (PI) Alphen aan den Rijn staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving.

Als managementondersteuner vervul je een centrale rol in ondersteuning van onze organisatie. Je ondersteunt de directie en het middenkader en jouw werk draagt zichtbaar bij aan het realiseren van onze ambities. Benieuwd naar deze veelzijdige functie? Lees dan snel verder.

Wij zoeken een doortastende, zelfverzekerde, servicegerichte en ervaren managementondersteuner met een sterke (directie)secretariële achtergrond. Jij hebt ervaring in notuleren. Hierbij onderscheid je hoofd- en bijzaken en maakt je je het onderwerp en jargon snel eigen. Zo zorg je voor notulen die een betrouwbare basis bieden voor opvolging en besluitvorming. Je beheerst agendabeheer en e-mailbeheer en werkt gestructureerd, servicegericht en proactief. Je signaleert tijdig, stelt prioriteiten en handelt adequaat in een dynamische omgeving. Samenwerking staat bij jouw centraal. Je voelt je verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat en combineert zelfstandigheid met zorgvuldigheid, op een bescheiden maar doortastende manier. Voldoe je aan dit profiel, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet.

Het takenpakket is breed en veelzijdig, met een mix van secretariële en administratieve verantwoordelijkheden. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich volledig richten op inhoudelijke vraagstukken. Binnen onze organisatie hechten we waarde aan een informele sfeer en korte lijnen. Je werkt volledig op locatie in Alphen aan den Rijn en bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe relaties. Je ontvangt bezoekers en begeleidt afspraken, waardoor je een representatieve rol vervult voor de directie. De afdeling Bureau Management Ondersteuning bestaat uit vier managementondersteuners.

Wat bieden wij jou?

• Een veelzijdige functie in een omgeving die je nergens anders vindt.
• Samenwerken met bevlogen professionals uit verschillende vakgebieden.
  
  

Wil je écht verschil maken in een unieke werkomgeving? Solliciteer dan en ontdek hoe bijzonder het is om jouw juridische en administratieve skills in te zetten binnen de muren van de PI Alphen aan den Rijn!

• Je hebt een mbo4 diploma, bij voorkeur een secretariële opleiding op dit niveau, en ruime ervaring in een vergelijkbare functies, zoals secretaresse, managementondersteuner of directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren en beschikt over een dienstverlenende en proactieve houding.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt vaardig met Microsoft Office, waaronder Outlook, Excel, Word en PowerPoint.

Dit is jouw kracht: 

• Uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en denkt mee over hoe het werk beter kan.
• Een flexibele en klantgerichte instelling.
• Je bent representatief, betrouwbaar, collegiaal en gericht op samenwerking.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.