Managementondersteuner

Voor onze Rijks Justitiële Jeugdinrichting (RJJI) de Hunnerberg in Nijmegen zijn wij op zoek naar een ondernemende Managementondersteuner.

Is het verrichten van secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van 1 van onze managers helemaal jouw ding? Sta jij stevig in je schoenen en ben je op je best in een dynamische werkomgeving? Lees dan snel verder.

• In de dagelijkse werkzaamheden beheer je de agenda en ondersteun en ontzorg je de manager op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak;
• Je stemt behoeften en verwachtingen van het management proactief af;
• Je voert agendaoverleg, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan; 
• Je plant en organiseert (online) overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen,
  locatie, catering, etc.);
• Waar nodig zorg je voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten;
• Je fungeert als vraagbaak voor de manager primair proces en manager behandeling en opvoeding op het gebied van agendabeheer en in samenspraak met de managers verricht je
  andere administratieve handelingen. Daarnaast stel je je dienstbaar op voor onze afdelingshoofden op het gebied van post, brieven en ondersteunende diensten.
• Je ondersteunt de betreffende manager gevraagd en ongevraagd bij het monitoren van de voortgang en/of deadlines, en schroomt niet om verbetervoorstellen te doen op bijv. het
  gebied van werkprocessen.
• Naast jou is er nog 1 andere managementondersteuner die dezelfde werkzaamheden verricht. 
  Bij verlof of ziekte vervangen jullie elkaar onderling. Jullie delen samen een kantoor en de werkzaamheden worden verricht op locatie.

• Je hebt minimaal een afgeronde secretariële opleiding op MBO-niveau;
• Je hebt ruime relevante ervaring als managementondersteuner of een soortgelijke functie;
• Je bent proactief, flexibel en werkt goed samen met je collega’s en onderling met de andere managementondersteuner;
• Je kunt makkelijk schakelen en ook onder werkdruk behoud jij goed het overzicht en heb je een dienstverlenende houding;
• Je bent gericht op samenwerking én je werkt zelfstandig;
• Je weet je grenzen te bewaken, prioriteiten te stellen en durft beslissingen te nemen en collega’s te voorzien van feedback wanneer dit nodig is;
• Bij dit alles ben je communicatief zeer vaardig, zowel schriftelijk als mondeling. Outlook kent geen geheimen voor je en je hebt goede kennis van de nieuwste digitale mogelijkheden.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Laat ons in je motivatiebrief weten wat je voor onze Organisatie wilt en kunt betekenen.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Wil je meer informatie over de functie? Bel dan met de heer C. Willems (afdelingshoofd ondersteunende dienst) 06-20700069.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.