Managementondersteuner

Ben jij een proactieve managementondersteuner die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en samenwerken? Werk je graag zelfstandig, maar voel je je ook thuis in een team waarin je elkaar versterkt? Dan is dit jouw kans om te werken in het hart van de Douane, binnen team IT staf. Interesse? Lees snel verder.

Dit doe je bij de Douane

Als Managementondersteuner binnen de Directie IT ben jij de spil in de ondersteuning van leidinggevenden. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, afspraken goed zijn georganiseerd en de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Dankzij jouw proactieve houding en organisatorische vaardigheden kunnen leidinggevenden zich richten op hun kerntaken.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren, plannen en optimaliseren van complexe agenda’s van leidinggevenden binnen de Directie IT.
• Het organiseren van afspraken, terugkerende overlegreeksen, personeelsgesprekken, heisessies en andere bijeenkomsten waarbij je afstemt met interne en externe stakeholders, waaronder collega-managementondersteuners.
• Het beheren van inkomende e-mailstromen, waarbij je berichten prioriteert, rubriceert, waar nodig afhandelt en actiepunten signaleert.
• Het ondersteunen van vergaderingen door het opstellen van agenda’s, notuleren van overleggen en bewaken van actie- en besluitenlijsten.
• Het plaatsen en administratief verwerken van uiteenlopende bestellingen, zoals ICT-middelen,
  arbomiddelen, kantoorartikelen en attenties voor medewerkers.
• Het boeken van hotelovernachtingen in binnen- en buitenland en het verzorgen van de bijbehorende administratieve afhandeling.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt en gezicht van directie IT voor interne en externe contacten. Dit behelst het ontvangen van bezoekers en optreden als gastvrouw of gastheer tijdens bezoeken en bijeenkomsten maar ook het doorverwijzen van collega’s naar de juiste personen, processen en informatie.
  
  Je werkt hybride: in afstemming werk je vanuit huis en gemiddeld twee dagen per week op kantoor in Rotterdam, waar samenwerking, verbinding en korte lijnen centraal staan.

Een bijzondere baan, omdat...

• Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een professionele IT-directie.
• Een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is.
• Veel contacten met verschillende interne en externe stakeholders.
• Ruimte voor eigen initiatief en professionele ontwikkeling.
• Een collegiale werksfeer waarin samenwerking centraal staat.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

Ben jij de spin in het web die wij zoeken binnen ons team? Een echte regelaar? Dan zit je hier helemaal op je plek. Binnen de organisatie en afdeling is er zoveel gaande dat ik me nooit hoef te vervelen. De collega’s met wie ik samenwerk zorgen ervoor dat ik elke dag met plezier mijn laptop openklap.
Ingrid – Managementondersteuner

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo‐werk‐ en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of ondersteunende richting
• Je hebt meerdere jaren aantoonbare ervaring in een ondersteunende, secretariële of managementassistent‐rol
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, in woord en geschrift
• Je bent digitaal vaardig en weet je weg vlot te vinden in de verschillende software programma’s
• Je combineert een dienstverlenende houding met assertiviteit en durft prioriteiten te bewaken
• Je integer om weet te gaan met vertrouwelijke informatie, open communiceert en feedback durft te geven en ontvangen

Ben jij de proactieve managementondersteuner die zorgt voor structuur, overzicht en ontzorging binnen de Directie IT? Dan maken wij graag kennis met je.

Jouw competenties

• plannen en organiseren
• voortgangscontrole
• flexibiliteit
• samenwerken
• integriteit

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op dinsdagochtend 25 augustus vinden de selectiegesprekken plaats. Het is fijn als je hier rekening mee houdt in je agenda.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.