Managementondersteuner

Ben jij een proactieve managementondersteuner die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en samenwerken? Werk je graag zelfstandig, maar voel je je ook thuis in een team waarin je elkaar versterkt? Dan is dit jouw kans om te werken in het hart van de Douane, bij de afdeling Primaire Processen. Interesse? Lees snel verder.

Dit doe je bij de Douane

Als managementondersteuner ondersteun je het afdelingshoofd (tevens plv. Directeur)  en, waar passend, de ketenmanagers. Je werkt binnen een hecht team van managementondersteuners dat nauw samenwerkt en waarop het managementteam kan bouwen. Samen met het afdelingshoofd vorm je een tandem: jullie versterken elkaar en kunnen niet zonder elkaar. Binnen het team vervangen collega’s elkaar waar nodig en zorgen jullie samen voor een betrouwbare achtervang. Dat vraagt om zelfstandigheid, vertrouwen en goede afstemming, precies dát maakt deze functie zo interessant en uitdagend.

Jouw kracht is dat je zorgt voor rust, overzicht en voortgang. Dit doe je onder andere door actief en strak agendabeheer. Je bewaakt prioriteiten, denkt vooruit in de planning en durft hierin scherp te zijn wanneer dat nodig is. Je begrijpt wat urgent is en bent de managementondersteuner die helpt focus te houden, juist als de druk toeneemt.

Daarnaast verricht je diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden binnen de afdeling Primaire Processen. 

Je registreert de afspraken van het ketenmanagersoverleg en zorgt voor een duidelijke vastlegging en opvolging van afspraken. 

Ook organiseer je bijeenkomsten en events, zoals het PI‑event, jubilea en recepties. Verder boek je hotelovernachtingen, reserveer je zalen en coördineer je afspraken en overleggen. 

Klinkt uitdagend? Dat is het zeker en juist dat maakt het werk leuk!

Je werkt hybride: in afstemming werk je vanuit huis en gemiddeld twee dagen per week op kantoor in Apeldoorn, waar samenwerking, verbinding en korte lijnen centraal staan.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je werkt bij de afdeling Primaire Processen; alle applicaties van de douaneprocessen met  uiteenlopende belangen komen hier samen.
• Je krijgt veel verantwoordelijkheid, vrijheid en flexibiliteit
• Je werkt nauw samen in een team, maar pakt ook zelfstandig veel taken op
• Je hebt directe impact op de samenwerking, rust en voortgang binnen de afdeling en binnen het It secretariaat. 
• Geen dag is hetzelfde en je schakelt continu tussen mensen en werkzaamheden.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

Ben jij de spin in het web die wij zoeken binnen ons team? Een echte regelaar? Dan zit je hier helemaal op je plek. Binnen de organisatie en afdeling is er zoveel gaande dat ik me nooit hoef te vervelen. De collega’s met wie ik samenwerk zorgen ervoor dat ik elke dag met plezier mijn laptop openklap.
Ingrid – Managementondersteuner

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt mbo‑werk‑ en -denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of ondersteunende richting
• Je hebt meerdere jaren aantoonbare ervaring in een ondersteunende, secretariële of managementassistent‑rol
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, in woord en geschrift
• Je bent digitaal vaardig en weet je weg vlot te vinden in de verschillende software programma’s
• Je combineert een dienstverlenende houding met assertiviteit en durft prioriteiten te bewaken
• Je integer om weet te gaan met vertrouwelijke informatie, open communiceert en feedback durft te geven en ontvangen

Jouw competenties

• plannen en organiseren
• voortgangscontrole
• flexibiliteit
• samenwerken
• integriteit

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. Een belletje en/of goede brief doet wonderen!
• Op dinsdagmorgen 2 juni vinden de selectiegesprekken plaats op ons kantoor in Apeldoorn. Het is fijn als je hier rekening mee kan houden in je agenda.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.