Als managementondersteuner heb je een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheden. In Den Haag vorm jij samen met jouw collega’s het dienstverlenende informatie- en communicatie- en organisatieknooppunt tussen de directie Buitenlandse Financiële Betrekkingen, het rest van het ministerie en de wereld daarbuiten. Een boeiende baan waarbij je dagelijks veel contacten hebt binnen en buiten het ministerie van Financiën.

Je bent verantwoordelijk voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van de afdeling Europese Unie, een hecht team van ongeveer 25 medewerkers. Daarbij werk je nauw samen met 3 collega-managementondersteuners, die binnen de directie de andere twee afdelingen, hun managers en de directeur ondersteunen. Jullie vervangen elkaar onderling en helpen elkaar bij vragen. De sfeer op de afdeling is gezellig en informeel; collega’s zijn zeer regelmatig op kantoor en lopen gemakkelijk bij elkaar binnen voor vragen of gewoon voor een praatje. Als team zorgen wij er graag voor dat je goed wordt ingewerkt, zodat je snel én met een goed gevoel aan de slag kunt.

Bij het secretariaat van de directie Buitenlandse Financiële Betrekkingen komen veel informatiestromen met een grote politieke en maatschappelijke impact bij elkaar. Als managementondersteuner filter en prioriteer je deze informatie. Komen er ad-hoc taken tussendoor? Voor jou is dat geen probleem! Ook onder druk houd jij het overzicht en blijf je accuraat presteren. Met jouw opgewekte instelling kun je zaken ook prima relativeren. In de uitvoering van jouw taken is een grote mate van zelfstandigheid en flexibiliteit vereist. Wanneer omstandigheden veranderen pas je je makkelijk aan. Als managementondersteuner ondersteun jij het management en de collega’s van de afdeling en ben je een onmisbare schakel in ons team én op de afdeling.

Als managementondersteuner werk je in een dynamische omgeving en heb je interactie met veel verschillende mensen: collega’s en diverse externe partijen, zoals andere ministeries, toezichthouders, banken en verzekeraars en internationale organisaties. Een baan met impact? Reken maar!

Jouw taken op een rij:

• Je organiseert interne en externe afspraken voor beleidsmedewerkers en MT-leden.
• Je beheert de agenda van het afdelingshoofd en het plaatsvervangend afdelingshoofd en bent in staat om zelf prioriteiten te stellen bij het maken van afspraken.
• Je organiseert vervoer en hotels voor het afdelingshoofd en het plaatsvervangend afdelingshoofd bij dienstreizen en de declaratie achteraf.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor in- en externe contacten van het (plaatsvervangend) afdelingshoofd en coördineert daarbij de (digitale) informatiestroom.
• Je beheert het telefoon- en e-mailverkeer en de post en stukkenstroom (notities en brieven). De binnenkomende correspondentie beoordeel je op inhoud en belang. Indien mogelijk verstrek je zelf de benodigde informatie.
• Je verzorgt de ondersteuning bij indiensttredingen, ziekte- en betermeldingen, verlofaanvragen en het aanvragen van ICT-apparatuur.
• Je ondersteunt het afdelingshoofd en de afdeling bij de afhandeling en archivering van stukken. Ook het afstemmen en bewaken van deadlines hoort daarbij.
• Je verzorgt de fysieke dossiers voor de buitenlandse vergaderingen van de minister.
• Je regelt facilitaire voorzieningen, ondersteunt de afdeling bij evenementen en grote vergaderingen, en verzorgt bezoeken van gasten.
• Je zorgt voor een tijdige accordering van de betaling van facturen.

Ben je enthousiast na het lezen van de vacature? Solliciteer dan direct via bovenstaande button. Wil je liever eerst nog even verder praten over jouw wellicht toekomstige werkzaamheden? Neem dan contact op met de vacaturehouders. Zij staan je graag te woord en vertellen je graag meer over deze leuke functie!