Managementondersteuner

Help jij managers met het organiseren van hun werk en houd je moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving? Wil jij bijdragen aan een organisatie die werkt aan het herstel van aardbevingsschade voor Groningers en Drenten? Lees dan verder!

Als Managementondersteuner bij het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) ben jij het eerste aanspreekpunt voor jouw teammanager(s) en afdelingsmanager. Dankzij jou kunnen zij zich richten op de kern van hun werk: het helpen van mensen met aardbevingsschade. Je werkt in een open en professionele omgeving waar continu wordt gekeken hoe het beter kan.

Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je ondersteunt de managers op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak. Je leest mee in hun mail, houdt overzicht over de prioriteiten, en pakt zelf berichten op die je direct kunt afhandelen. Vergaderingen plannen? Deadlines bewaken? Dat doe jij met gemak. En als er nieuwe collega’s beginnen, zorg jij dat hun laptops, telefoons en accounts op tijd klaarstaan. Kortom: jouw organisatietalent krijgt hier alle ruimte.

Wat ga je doen

• Ondersteunen van teammanager(s) en afdelingsmanager op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied.
• Beheren van agenda’s en plannen van overleggen en afspraken.
• Meelezen en afhandelen van e-mail en correspondentie waar mogelijk.
• Bewaken van deadlines en opvolgen van actiepunten.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
• Regelen van faciliteiten voor nieuwe collega’s, zoals werkplekken en accounts.
• Samenwerken met collega-managementondersteuners om continuïteit te waarborgen.
  
  

Wat bieden wij jou?

• Een breed takenpakket met ruimte om jouw organisatietalent in te zetten.
• Samenwerking in een hecht team van managementondersteuners.
• Een zelfstandige rol binnen jouw eigen afdeling.
• Een werkomgeving waarin continu wordt gewerkt aan verbetering.
• Maatschappelijke toegevoegde waarde doordat jij bijdraagt aan het herstelproces voor mensen met aardbevingsschade.

Als managementondersteuner houd je overzicht en werk je samen. Regelmatig hoor en zie je dingen die je niet altijd overal kunt delen. Organisatiesensitiviteit en integriteit zijn voor deze functie dan ook belangrijke competenties. Tegelijkertijd is het IMG in beweging en kunnen afdelingen veranderen. Dat vraagt om flexibiliteit en een pragmatische insteek. We zoeken mensen die elke dag beter willen worden in hun vak. Jij bent het type die zegt: “Ik heb nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan”. Regelmatig verbaas je jouw managers als zij iets vragen met de opmerking “Had ik al aan gedacht en is al geregeld!”. Dat lukt je omdat je snapt wat er moet gebeuren en weet wat managers nodig hebben.

Verder vragen we van jou:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Tenminste 3 jaar ervaring als managementondersteuner of in een vergelijkbare rol waarbij je meerdere (team)managers hebt ondersteund.
• Een goede beheersing van Office-programma’s als Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  
  Graag ontvangen we naast een CV ook een motivatiebrief waarin je voor de functie(s) die je de laatste 3 jaar hebt vervuld beschrijft:

• Wat de situatie was
• Wat jouw taken waren
• Welke acties je ondernam om die taken te vervullen
• En wat daar het resultaat van was.

Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.