Managementondersteuner

Het is een tijd waarin veel gebeurt en het thema migratie brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee. Om ervoor te zorgen dat de IND haar taken zo goed mogelijk kan uitvoeren, is de directie Bedrijfsvoering (BV) een belangrijke businesspartner op het gebied van kaders, advies, toetsing en ondersteuning en regie.

Het managementteam van BV wordt organisatorisch en procesmatig geadviseerd en ondersteund door het Stafteam. Dit team bestaat uit stafadviseurs, informatiemanagement en managementondersteuners. Wij zoeken een nieuwe collega die als managementondersteuner de rechterhand is van twee afdelingshoofden/tactisch managers.

Wat ga je doen?

Jij weet als geen ander dat een managementondersteuner van onschatbare waarde is. Je bent verantwoordelijk voor de agenda’s en mailboxen van jouw managers, zodat alles tot in de puntjes is voorbereid. Je houdt de regie over (digitale) overleggen en (onverwachte) afspraken. Dankzij jouw plannings- en communicatieve vaardigheden weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.

Om dit goed te kunnen doen, heb je regelmatig agendaoverleg en kun je rekenen op de steun van je collega’s binnen het Stafteam. We verwachten dat je creatief meedenkt, zaken signaleert en zelfstandig problemen oplost.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Complex agendabeheer en controle van verschillende mailboxen; je eigen mailbox, die van jouw managers en de gezamenlijke secretariaatsmailbox.
• Het plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen, inclusief het boeken van zalen, lunches, overnachtingen, ontvangen van bezoek e.d.
• Het verwerken en afhandelen van (vertrouwelijke) vergaderstukken voor afspraken en overleggen, zowel in systemen als via e-mail.
• Algemene administratieve werkzaamheden voor de directie Bedrijfsvoering, zoals het bijhouden van bestanden, het afhandelen van taken in archiefsystemen en bestellingen en facturen in het financiële systeem.

Natuurlijk doe je dit niet allemaal alleen. Naast je werkzaamheden voor jouw managers pak je samen met de andere managementondersteuners algemene taken binnen het secretariaat op. Samen zorgen jullie ervoor dat het secretariaat als een goed geoliede machine functioneert. Het werk is afwisselend en je hebt veel contact met verschillende afdelingen.

Daarnaast staan er regelmatig collega’s aan je bureau. Je bent het eerste aanspreekpunt en tegelijkertijd de poortwachter voor vragen en verzoeken. Daarom is het belangrijk dat je meerdere dagen per week aanwezig bent op ons kantoor op de 14e en 15e etage in Den Haag. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar we zien je graag regelmatig op kantoor, in ieder geval op woensdag of vrijdag.

• Je hebt mbo- werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door opleiding of relevante werkervaring.
• Het beheren van complexe agenda’s en mailboxen van managers heb jij volledig in de vingers.
• Je houdt je hoofd koel wanneer alles tegelijk op je afkomt, bij onverwachte zaken en met een eindeloos lijkende to-dolijst.
• Je hebt ruime ervaring met het werken in een digitale werkomgeving, waaronder in ieder geval MS Office.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.

Competenties

• Klantgericht
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering 2 vacatures voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S7).

De vacature is gelijktijdig intern en extern gepubliceerd in het kader van de pilot ‘Gelijktijdige openstelling vacatures’.

Alle voorrangsposities blijven behouden en worden gewaarborgd.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werkkandidaat of herplaatsingskandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.