Managementondersteuner

Word jij blij van structuur, overzicht en mensen écht ontzorgen? Dan leren we je graag kennen!”

Het secretariaat bestaat uit 5 managementondersteuners en samen met je collega’s zorg je voor een vakbekwame en effectieve ondersteuning van de leiding van de directie Juridische Zaken (JZ) en Strategie en Uitvoeringsadvies (SUA). Daarnaast werk je regelmatig samen met de managementondersteuners van de hoofddirecteur en de overige directies van de IND.

Als managementondersteuner vorm je de ‘toegangspoort’ tot de MT-leden voor zowel de interne organisatie, als partijen buiten de IND. Je beheert de complexe agenda van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT-leden en behandelt inkomende en uitgaande post. Ook handel je reisaanvragen en declaraties af in de daarvoor bestemde systemen. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en onjuistheden en draagt hiervoor verbeteringen aan.

Op administratief gebied verzorg je de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (ibabs). Ook voer je documenten op in het digitale postsysteem (Digijust) en bewaak je de voortgang van de documentenstroom. Tevens houd je je bezig met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten.

‘Mijn diverse werkervaringen vormen een stevige basis om te zorgen dat op een hectisch secretariaat/afdeling de dagelijkse werkzaamheden, complexe agendaproblemen en de dienstverlening tevreden en succesvol worden afgerond, alleen of in samenwerking met collega’s. Ik spreek en schrijf de taal van managementondersteuners, kan prioriteiten stellen, ben dienstverlenend en kan toveren met complexe agenda’s. Het interessante aan mijn werk vind ik de mix van alledaagse en (on)mogelijke klussen. Elke dag is anders!’

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Complex agendabeheer en controle op alle e-mailboxen, zowel die van jezelf, van jouw MT-lid als de secretariaatsmailbox;
• De verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken, in systemen of via e-mail;
• Algemene administratieve taken voor de directie JZ zoals bestanden bijhouden, taken in systemen afhandelen, stukken mailen, en agendastukken in systemen plaatsen;
• Het leukste aan deze functie is dat een lastige opdracht vaak onmogelijk lijkt, totdat de grote klus gedaan is en je trots kunt zijn op jezelf!

Je bent een doorgewinterde ondersteuner en krijgt energie van het werken in een hecht team dat opereert in een complexe en dynamische werkomgeving. Je bent enthousiast en kunt goed improviseren en relativeren. Je bent flexibel en prima in staat om bij te dragen aan de ontwikkeling van de afdeling. Je bent daarbij kritisch over het eigen functioneren, bent bereid zelf door te ontwikkelen en staat open voor feedback. Je bent in staat om nieuwe procedures je snel eigen te maken en voert je werk zelfstandig, adequaat en accuraat uit. Je ziet het werk, legt snel verbanden, houdt overzicht en bent ondernemend. Daarnaast ben je sensitief voor onderlinge verhoudingen en politiek en weet je je hierin goed houding te geven.

Competenties

• Het beheren van een complexe agenda- en e-mailbox heb jij volledig in de vingers.
• Je houdt je hoofd koel als alles tegelijk op je af komt, bij onverwachte zaken en een oneindig lijkende to-do lijst.
• Je hebt ruime ervaring met het werken in een digitale werkomgeving (in ieder geval MS Office).
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend. Dit zien we graag in jouw motivatiebrief terug.
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, Webex, Citrix, Digijust, Leonardo) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

De Immigratie en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Juridische Zaken 1 vacature voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S7).

De selectiegesprekken worden gehouden op dinsdag 3 maart 2026. Noteer deze datum alvast in je agenda. Mocht je op dit moment verhinderd zijn, geef dit dan aan in je motivatiebrief.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag (Turfmarkt) aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.

Medewerkers in dienst binnen de Rijksoverheid behouden hun contractrechten.

• Als je in dienst bent van het Rijk en solliciteert met een aanwijzing als verplichte van-werk-naar-werk kandidaat of herplaatsing kandidaat, verzoeken wij je een kopie van de aanwijzingsbrief mee te sturen met de sollicitatie.
• Wanneer je via een uitzend- detacheringsbureau werkzaam bent bij de Rijksoverheid dit graag vermelden in je brief.
• Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten.
• Om een nog beter (of aanvullend) beeld van ervaring, kennis en competenties te verkrijgen in de wervingsprocedure kan het zijn dat we openbare informatie van je op LinkedIn raadplegen. Desgewenst kun je het profiel afschermen voor personen die geen connectie van je zijn op LinkedIn.
• De IND zet zich in om medewerkers met een arbeidsbeperking in te laten stromen. Kandidaten die geregistreerd zijn in het doelgroepregister worden uitgenodigd om te reageren en de verklaring uit het doelgroepregister bij te voegen.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.
• Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.