Managementondersteuner afdelingshoofd FIOD

Als managementondersteuner van twee tot drie afdelingshoofden binnen de afdelingen Intel en Opsporing van de FIOD in Utrecht, zorg jij ervoor dat alles soepel loopt. In deze rol ben je de onmisbare spil van jouw afdelingshoofden en een waardevolle collega binnen het team van ondersteuners. Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van afwisseling en verantwoordelijkheid? Dan zijn wij op zoek naar jou! In totaal zijn wij op zoek naar 3 managementondersteuners. Het betreft een hybride functie, je werkt afwisselend op kantoor en vanuit huis. 

Dit doe je bij de Belastingdienst

Als jij energie krijgt van dynamiek, verantwoordelijkheid en samenwerken op hoog niveau, dan voel je je in deze rol meteen thuis. Je ondersteunt twee tot drie afdelingshoofden binnen het primaire proces van de FIOD (Intel en Opsporing) en zorgt ervoor dat alles strak georganiseerd is. Je regelt agenda’s, organiseert overleggen, bewaakt actiepunten en denkt mee over prioriteiten. Geen dag is hetzelfde, de ene dag boek je reistijd en zet je stukken klaar in iBabs, de andere dag zorg je ervoor dat iedereen perfect voorbereid aan tafel verschijnt. Je schakelt moeiteloos mee wanneer er last-minute iets verandert en weet de rust en het overzicht te bewaren.

Naast je organisatorische rol ben je ook het gezicht achter de facilitaire ondersteuning. Of het nu gaat om bloemen voor een nieuwe collega, een goed verzorgde vergadering, het reserveren van ruimtes of het verwelkomen van bezoekers, jij regelt het met plezier en aandacht. Je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en maakt het werk nét een beetje leuker en soepeler voor iedereen. Jouw handigheid, leergierigheid en positieve aanpak maken jou een onmisbare kracht voor de afdelingshoofden en het team.

Je werkt nauw samen met collega-ondersteuners, met wie je afstemt, schakelt en elkaar vervangt waar nodig. Samen vormen jullie een hecht en behulpzaam team dat continu zoekt naar manieren om processen slimmer, prettiger en efficiënter te maken. In deze veelzijdige functie krijg je alle ruimte om mee te denken, initiatief te tonen en echt impact te maken binnen een belangrijke organisatie als de FIOD. Jouw dag is nooit saai en juist dat maakt dit werk zo leuk.

Een bijzondere baan, omdat...

• je de steun en toeverlaat bent voor twee/drie afdelingshoofden, maar ook je collega’s;
• je een grote mate van zelfstandigheid hebt, je jouw werk zelf kunt indelen en onvoorziene ontwikkelingen je veel nieuwe uitdagingen geven;
• je met jouw frisse kijk op zaken een bijdrage levert aan de ambities van de FIOD en in alle opzichten een ambassadeur bent van onze organisatie;
• je werkt in een interessante omgeving. Jij ondersteunt teams die zich inzetten voor een veiliger Nederland. Zo draag je jouw steentje bij aan een rechtvaardige maatschappij!

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Ik heb een super afwisselende baan waarin geen dag hetzelfde is, waarin ik informatie eigen maak en mezelf verder kan ontwikkelen. Ik organiseer, plan en bewaak diverse werkzaamheden, met als doel de afdelingshoofden optimaal te ondersteunen." Esmee, managementondersteuner.

Wanneer past deze baan bij je?

•    Je hebt mbo 3- of mbo 4-werk- en -denkniveau. 
•    Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een ondersteunende secretariële functie, waarin je een manager of afdelingshoofd hebt ondersteund. 
•    Je bent digitaal vaardig en kunt goed overweg met MS Office programma’s. Wij werken ook met Lotus Notes (IBM), iBabs en SAP; het is belangrijk dat je dit al kunt of snel oppikt. 
•    Je kunt duidelijk communiceren. Zowel wanneer je spreekt als wanneer je schrijft. Je bent vrolijk en behendig en hebt een positieve instelling. 
•    Je kunt flexibel werken en maakt je nieuwe inzichten en kennis snel eigen. Problemen die zich voordoen los je zo veel mogelijk zelf op en je behoudt het overzicht hierover

Jouw competenties

• flexibiliteit
• klantgerichtheid
• organisatiesensitiviteit
• plannen en organiseren
• samenwerken

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• De selectiegesprekken staan gepland op donderdag 26 en maandag 30 maart in Utrecht.

Bij veel reactie bestaat de kans dat de vacature eerder wordt gesloten dan de genoemde sluitingsdatum. Wacht daarom niet tot het laatste moment met solliciteren!

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees meer over werken met een arbeidsbeperking.

Een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.