Jij bent een organisatietalent en een echte secretariële topondersteuner. Je bent goed in plannen, organiseren en het regelen van praktische zaken. Je vindt het leuk om te zorgen dat alles op rolletjes loopt, zelfs als het druk is. Je bent iemand die overzicht houdt, helder communiceert en altijd klaarstaat om te helpen. En als visitekaartje van CIO Rijk zorg je voor een professionele en warme uitstraling, je komt representatief over, communiceert prettig en helder en je handelt integer.
De digitale Rijksoverheid is continu in beweging. In deze complexe organisatie zijn veel uitdagingen en de ambities zijn hoog met veel politieke aandacht.
Eén van de opgaven is zorgen voor een excellente ondersteuning van de managers. De samenwerking met medewerkers is hierin erg belangrijk. We zoeken een collega die stevig in zijn/haar schoenen staat en snel door heeft waar prioriteiten liggen. Je bent proactief, doortastend, hebt de nodige tact en sensitiviteit. Je komt te werken in een team waar je gezamenlijk verantwoordelijk bent voor het ontzorgen van het gehele managementteam.
Dankzij jouw ondersteuning kunnen de managers zich volledig richten op de inhoudelijke vraagstukken.
CIO Rijk zoekt een managementondersteuner voor een manager met diverse verantwoordelijkheden waaronder de rol van Rijks CTO/CISO/CDO en voorzitter van het interdepartementale raad. Hierdoor is de functie zwaarder qua inhoud, kennis en belasting dan de reguliere secretariële ondersteuning bij de Rijksoverheid. Dit betekent dat je aantoonbare ervaring hebt met het ondersteunen van een manager in een complex politiek-bestuurlijke omgeving en het schakelen met meerdere externen, begrip van de communicatie en het hier zelfstandig in kunnen opereren.
Wat ga je doen?
- Secretariële ondersteuning ten behoeve van de manager(s) van CIO Rijk
- Coördineren van diverse informatiestromen, rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken;
- Facilitaire aanvragen, zoals catering, vergaderzalen en het aanmelden van bezoekers;
- ICT-coördinator. Je bent samen met het gehele team eerste aanspreekpunt rondom ICT gerelateerde zaken.
- Samenwerking met de andere management ondersteuners op de directie, bij de ministeries en de externe partners.
- Complex agendabeheer: prioriteren van overleggen, dagelijkse wijzigingen en er op toezien dat afspraken worden nagekomen;
- Verzorgen van vergaderstukken;
- Organiseren van bijeenkomsten;
- Regelen van binnenlandse- en buitenlandse dienstreizen;
- Het beheren en verwerken van de mailbox van de manager;
- Notuleren tijdens vergaderingen en overleggen.