Managementondersteuner DIA

Als managementondersteuner DIA ben je het visitekaartje van de afdeling en de directie en ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van ondersteunende en algemene secretariële werkzaamheden. Je bent in de eerste plaats de managementondersteuner van de afdelingsmanager en in de tweede plaats de secretariële ondersteuner van de afdeling. Je registreert inkomende en uitgaande post in de administratief ondersteunende systemen. Je beheert de agenda van de afdelingsmanager, registreert verzuim en ondersteunt de afdelingsmanager in diverse taken. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe contacten. Je verricht diverse werkzaamheden van representatieve aard. Je verzorgt boekingen van koeriersdiensten, dienstreizen, hotels en vergaderlocaties, en organiseert diverse afdelings- en/of directie-brede activiteiten, bijeenkomsten en evenementen. Daarnaast signaleer je mogelijke knelpunten en werk je nauw samen met de andere managementondersteuners van de DTenV en vervangt elkaar waar nodig.

• Minimaal een afgeronde MBO-4 opleiding.
• Ervaring in,- en kennis van secretariaatswerkzaamheden
• Kennis van de organisatie, interne procedures en interne instructies, of in staat deze snel eigen te maken.
• Goede beheersing van alle Microsoft Office applicaties. en communicatiemiddelen (denk aan Webex/Teams)
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschift.

Competenties

• Klantgerichtheid: Je vraagt door naar de wensen van manager en/of medewerkers, biedt ondersteuning of verwijst door naar de juiste procedure.
• Resultaatgerichtheid: Je bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing; handelt proactief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden.
• Mate van senioriteit en zelfstandigheid: Je werkt proactief, signaleert, handelt en past je continu aan de behoeften aan. In deze rol werk je zelfstandig en heb je geen directe collega’s binnen de afdeling, noch een senior/aanspreekpunt.
• Organisatiesensitiviteit: Je bent goed op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie en handelt rekening houdend met gevoeligheden.
• Integriteit: Je gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie.

Als DTenV willen we een veelzijdige werkgever zijn voor alle groepen in de samenleving. En we zijn dus altijd op zoek naar (toekomstig) medewerkers die het verschil willen maken voor Nederland. We zijn er als onderdeel van de Rijksoverheid van overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben.
In de selectieprocedure hebben herplaatsingskandidaten en verplichte Van-Werk-Naar-Werk-kandidaten binnen de Rijksoverheid een voorrangspositie. Mocht je tot één van deze doelgroepen behoren, stuur dan de aanwijzingsbrief met de sollicitatiebrief mee.

Detachering vanuit een Rijksoverheidsorganisatie is ook een optie. Tijdelijk ter beschikking gestelde arbeidskrachten (waaronder uitzendkrachten) worden eveneens uitgenodigd om te solliciteren.

Voor deze functie heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag nodig.