Managementondersteuner directeur Ruimtelijke Ontwikkeling

Het secretariaat van de directie Ruimtelijke Ontwikkeling zoekt een nieuwe collega! Ben jij een gedreven managementondersteuner en heb jij ervaring met complex agendabeheer, kun jij uitstekend schakelen en prioriteren bij weerstand of onverwachte omstandigheden en ben je besluitvaardig? Wil jij bijdragen aan de doorwerking en gebiedsgerichte uitvoering van het ruimtelijke beleid in nauwe samenwerking met provincies, regio’s en steden? Dan zijn wij op zoek naar jou en maken wij graag kennis met je!

Als managementondersteuner is er veel afwisseling in je werk. Het agenda- en mailbeheer van de directeur is een belangrijk onderdeel van je werk. Je bent in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en brengt daardoor prioritering in je werk aan. Met name voor de directeur weet je goed te prioriteren, zodat deze optimaal ondersteund wordt en altijd focus kan behouden. Je zorgt dat alle bijeenkomsten zijn voorbereid en dat documenten tijdig in IBabs worden gezet. Je bent integer en je weet vertrouwelijk te handelen.

Ook ga je aan de slag met secretariële werkzaamheden zoals het organiseren van vergaderingen, zowel intern als extern. Indien nodig maak je opdrachtmails aan leveranciers, zorg je voor de verzending van de uitnodigingen en regel je catering. Verder ben je onder andere mede verantwoordelijk voor de secretariaatsmailbox, je schat in hoe belangrijk en urgent de mail is. En als er zich een knelpunt voordoet, trek je tijdig aan de bel.

Naast deze secretariële taken heb je ook een aantal administratieve werkzaamheden zoals ICT-coördinator. Bij afwezigheid van je collega’s vraag je voor nieuwe medewerkers e-mailaccounts, laptops en telefoons aan. Ook houd je distributielijsten bij. Daarnaast registreer je ziek- en betermeldingen in onze systemen. Samen met je collega’s zorg je voor een goedlopend secretariaat waarbij jullie elkaar vervangen als dat nodig is. Je bent zichtbaar en benaderbaar voor de medewerkers en je bouwt makkelijk je netwerk op binnen de directie.

Kortom, jij bent samen met je collega’s hét aanspreekpunt voor alle secretariële en administratieve zaken en het ontzorgen van het managementteam, en de directeur in het bijzonder.

Wij vragen van jou:

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding of niveau 4 en ruime ervaring met administratief en secretarieel werk
• Ervaring met complex agendabeheer.
• Stressbestendig, gestructureerd en zelfstandig kunnen werken
• Je kunt schakelen bij weerstand of onverwachte omstandigheden, en kiest een aanpak die past bij de situatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift.
• Degelijke kennis van MS-Office programma’s (Outlook, Excel, Word) en standaard kantoorapplicaties.
• Sterke communicatieve vaardigheden gericht op samenwerking.
• Je stelt beslissingen niet onnodig uit.
• Je maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.

Het is een pre als je ervaring hebt in werken bij de overheid.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Hybride werken behoort uiteraard tot de mogelijkheden maar voor het goed kunnen vervullen van je rol is het wenselijk dat je minimaal 3 dagen per week op kantoor bent.

Wij bieden je een plek in een gezellig en professioneel secretariaat dat met jou erbij uit 5 personen bestaat. Collegialiteit staat centraal. Je werkt nauw samen met de andere managementondersteuners. We werken binnen een directie waar hard wordt gewerkt maar waar werkplezier net zo belangrijk is. Je komt te werken in een prettige werkomgeving waarin alle ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling. Klinkt dit als muziek in jouw oren dan nodigen we je van harte uit om te solliciteren.

Sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 3 november.