De directie Bouwen en Energie maakt zich sterk voor bouwkwaliteit en energietransitie. Spreekt deze dynamiek jou aan? Als managementondersteuner schiet jij niet in de stress als meerdere directieleden tegelijkertijd jouw aandacht vragen. Integendeel: dan ben jij op je best. Bij ons wacht jou een afwisselende job in een prettige werkomgeving.
Je werkt als managementondersteuner voor de directie Bouwen en Energie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Daar maak je deel uit van het secretariaat. Samen ondersteunen jullie het directieteam (DT) en de medewerkers van de bijbehorende afdelingen. Het DT omvat de directeur en de vier afdelingshoofden.
Jouw taken
- Je draagt bij aan agendabeheer en handelt correspondentie af.
- Je bent een aanspreekpunt voor externe contacten.
- Je handelt telefooncontacten af voor de directie of een afdeling.
- Je plant externe vergaderingen voor medewerkers.
- Je organiseert en coördineert bijeenkomsten.
- Je verwerkt stukken in de iBabs-applicatie.
- Je bewaakt de kwaliteit en voortgang van het secretariële en logistieke werkproces binnen een afdeling en kijkt waar het beter kan.
- Je bereidt vergaderingen van DT-leden voor.
- Je verricht kopieer- en scanwerkzaamheden.
- Je vraagt ICT-middelen aan en handelt alle verzoeken af als ICT-coördinator.
- Je beheert DigiDoc en DigiInkoop.
- Je voert nieuwe medewerkers in in het managementsysteem PMS.
- Je reserveert vergaderzalen, bezoek en catering in het facilitair portaal.
- Je boekt werkplekken en vergaderkamers in het WMS systeem.
- Je verwerkt ziek- en betermeldingen in het P-Direktportaal.
- Je boekt externe vergaderzalen in het World-meetings- en Meetingselect systeem