Managementondersteuner directiesecretariaat Volksgezondheid & Zorg

Ben jij op zoek naar een betekenisvolle baan als managementondersteuner, midden in de dynamiek van het RIVM en zoek je werk waarbij je in goed overleg je werk kunt verdelen over drie werkdagen. Lees dan vooral verder!

Als managementondersteuner op het secretariaat van de directeur Volksgezondheid & Zorg heb jij een centrale plek in de organisatie. Je werkt nauw samen met de vaste ondersteuner van de directeur en richt je op de meer eenvoudige administratieve taken. Samen bepaal je wie welke taken oppakt en samen zorg je ervoor dat de directeur optimaal wordt ondersteund.

In afstemming met de vaste ondersteuner van de directeur pak je veelvoorkomende taken op, zoals:
• Agendabeheer: inplannen of wijzigen van afspraken in de Outlook agenda van de directeur, gasten uitnodigen bij vergaderingen, Microsoft Teams-afspraken inplannen;
• Meetings organiseren: zaalreserveringen maken, catering bestellen, bezoekers aanmelden en ophalen, bloemen bestellen;
• Stukken voor meetings bij elkaar zoeken en uitvragen in de organisatie en klaarzetten voor de directeur;
• Licht administratief werk, zoals archivering van stukken.

Informeren en solliciteren
Ben jij die proactieve duizendpoot die we zoeken? Wacht dan niet en solliciteer! We maken graag kennis met je. Als we een match zien, nodigen we je al vóór de deadline uit voor een gesprek. Als we een geschikte kandidaat hebben gevonden kan het zijn dat we de vacature eerder sluiten.

Als je vragen hebt over de vacature kun je natuurlijk ook eerst contact opnemen met afdelingshoofd Kennis, Internationaal & Secretariaten, Marieke Koornneef, via 06-115 26 424. Als je vragen hebt over de procedure neem gerust contact op met recruiter Robert Zoontjens, via 06-86 555 169. Beide beantwoorden jouw vragen graag.

Waar kom je te werken
Als ondersteuner werk je binnen het domein Volksgezondheid & Zorg. Dit domein richt zich op vraagstukken rond leefstijl, zorggebruik, preventie en gezondheidsverschillen. Je maakt deel uit van team Secretariaten bij Bureau Directieraad. In dat team zitten ook de managementondersteuners van de andere directeuren. Je standplaats is Bilthoven maar een deel van je dagen thuiswerken is bespreekbaar. Gezien de aard van deze functie is het wel belangrijk dat dit in nauw overleg gaat met je collega op het secretariaat.

Het betreft een tijdelijk dienstverband voor zes maanden met een optie tot verlenging met nog eens zes maanden. De werkweek is minimaal 24 uur en maximaal 28 uur.

Meer over het RIVM
Bij het RIVM werken ruim 3000 collega’s elke dag samen aan de zorg van morgen. Het RIVM is onderverdeeld in verschillende domeinen, gericht op uiteenlopende thema’s. Van een schone, gezonde en veilige leefomgeving, tot goede zorg en een gezonde leefstijl, tot het voorkomen en bestrijden van infectieziekten.

Wat breng jij mee?
• Ervaring in een vergelijkbare rol zoals bijvoorbeeld projectondersteuner of medewerker secretariaat
• Goede ICT-vaardigheden (MS-Outlook, -Word, -Teams) en je vindt snel je weg in verschillende systemen;
• Een stevige maar vriendelijke en representatieve persoonlijkheid wat inhoud dat je bijvoorbeeld bij drukte je prioriteiten stelt en de consequenties voor betrokkenen op een rustige en duidelijke wijze uitlegt.
• Goede skills in samenwerking, maar ook zelfstandig kunnen werken;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk omdat binnen het domein de voertaal Nederlands is en er in het Nederlands wordt gecommuniceerd.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Vragen we in de vacaturetekst om een motivatiebrief en kun je wat hulp gebruiken om deze te schrijven? Lees dan deze tips.
Informatie over solliciteren bij het RIVM:

• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee;
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan ajb in je brief;
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer weten? Klik hier;
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd;
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om;
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend;
• Het kan voorkomen dat de sollicitatiepagina niet werkt, het kan aan de browser liggen. Probeer in dat geval de sollicitatiepagina in een andere browser te openen.