Ingewikkelde agenda’s beheren, belangrijke stukken verzamelen, vergaderingen en bijeenkomsten organiseren. Als managementondersteuner zet jij je hard in om de SG en PSG van het ministerie van VWS te ontzorgen. Door jouw inzet kunnen zij hun werk voor het ministerie zo goed mogelijk doen. Dat doe je voornamelijk vanuit het kantoor van VWS in Den Haag.
Wat ga je doen als managementondersteuner?
Het grootste deel van jouw taken bestaat uit complex agendabeheer. Je organiseert bijvoorbeeld bijeenkomsten. Daar zijn vaak veel verschillende partijen bij betrokken: managementondersteuners van bestuurders in de zorg en bewindspersonen, collega’s van beleidsdirecties en adviseurs. Jij stemt de agenda’s met de verschillende partijen af, reserveert de vergaderzaal, boekt een cateraar en regelt chauffeurs. En natuurlijk zorg je ervoor dat alle stukken voor de vergadering op tijd en bij de juiste personen zijn. Op drukke dagen ben je soms iets langer aan het werk. Daartegenover staat dat je op dagen dat het BR-lid waarvoor je werkt eerder weggaat, je mogelijk eerder naar huis kan of thuis kan werken.
Je maakt deel uit van het flexteam, waar je wordt ingezet op uiteenlopende ondersteunende opdrachten binnen de directie BPZ. Tegelijkertijd werk je structureel op het secretariaat van de SG en PSG. De uitdaging van jouw rol zit dan ook in de afwisseling. Ondanks dat je vaak op hetzelfde secretariaat zal zitten, zit je kracht in flexibiliteit. Gelukkig ben jij supersterk in het schakelen tussen onderwerpen. En omdat je soms veel vragen tegelijk krijgt via verschillende routes als mail, app of mondeling, weet je duidelijke prioriteiten te stellen en structuur aan te brengen. Je werkt nauw samen met andere collega’s, zoals managementondersteuners van de Bewindspersonen, adviseurs en de kamerbewaarders. Het voltallige team bestaat uit 19 ambitieuze en hardwerkende managementondersteuners.