Jij weet als geen ander dat een managementondersteuner niet alleen van onschatbare waarde is voor managers, maar ook voor medewerkers en bezoekers. Voor de Operationeel Managers van verschillende teams binnen directie Asiel en Bescherming, zijn wij op zoek naar één nieuwe collega’s voor het secretariaat.
In deze veelzijdige rol ben jij de onmisbare schakel tussen management, medewerkers en bezoekers. Je komt te werken in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waar jouw organisatorische talent echt het verschil maakt.
Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de administratieve, secretariële en facilitaire zaken voor een aantal managers die je ondersteunt tot in de puntjes geregeld zijn. Zo ben je bijvoorbeeld in de ochtend bezig met het inplannen van een overleg waar tien mensen bij zijn uitgenodigd. Je reserveert de juiste vergaderzaal, meldt het bezoek aan en zorgt dat koffie en thee zijn geregeld. Tegelijkertijd loopt er iemand bij je binnen met de vraag of je een sollicitatiegesprek voor morgen kunt inplannen en of het bezoek kan worden opgehaald.
Daarna neem je samen met een manager, onder het genot van een kop koffie, de agenda voor de komende week door. Enkele digitale afspraken moeten worden verzet en samen stellen jullie de agenda voor het teamoverleg op.
In de middag lunch je met collega’s die vandaag ook op kantoor werken en praat je even bij met een collega die weer terug is van vakantie. Vervolgens check je de binnengekomen e-mails en wijs je twee managers op de einddatum van accounts van hun medewerkers. Zij reageren direct, waarna jij dit verwerkt in het systeem.
De middag staat verder in het teken van het verwerken van aanvragen in het financiële systeem. Je maakt een bestelaanvraag aan voor het huren van een externe locatie, wanneer een van de managers je tussendoor belt met de vraag om met spoed een laptop te bestellen voor een nieuwe collega, pak je dit direct op. Aan het einde van de dag zet je nog een document in een ander systeem ter goedkeuring voor de directeur. Daarna sluit je je laptop af en loop je met een collega richting de trein.
Om je werk goed te kunnen doen, is het belangrijk dat je gestructureerd werkt en het prettig vindt om echt te ontzorgen. Natuurlijk kun je rekenen op de steun van je collega’s binnen het hele team en het secretariaat. Wij waarderen het wanneer je creatief meedenkt, signaleert en zelfstandig problemen oplost.
Vanwege jouw rol en zichtbaarheid weten collega’s je goed te vinden. Jij helpt hen verder of verwijst hen door waar nodig. Jouw aanwezigheid op kantoor in Den Haag is daarom belangrijk. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, maar we zien je graag regelmatig op kantoor in Den Haag.
Onze collega Lianne laat zien hoe dit er in de dagelijkse praktijk uitziet:
‘Ik ben eigenlijk die spreekwoordelijke spin in het web’, lacht Lianne. ‘Ik heb overzicht over wat er speelt en weet precies waar ik moet zijn om zaken op te lossen. Daarom word ik vaak gezien als een aanspreekpunt binnen de directie, ook als het gaat om praktische vragen, zoals het plannen van een spoedoverleg, het reserveren van catering voor bijeenkomsten of regelen van toegangskaarten voor bezoekers. Ik vind het fijn als ik op de achtergrond alles goed kan regelen, zodat mijn collega’s zich kunnen focussen op hun eigen werk.’
Wil je meer weten over hoe het is om als managementondersteuner bij de IND te werken? Lees dan het volledige verhaal van onze collega Lianne:
‘Ik werk achter de schermen, maar weet precies wat er speelt’ | IND
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- Agendabeheer voor een operationeel managers.
- Organiseren van overleggen en het boeken van locaties, overnachtingen, catering e.d.
- Uitvoeren van administratieve taken, zoals het afhandelen van taken in (financiële) systemen, het mailen van stukken en het plaatsen van agendastukken in systemen.
- Verwerken en afhandelen van vertrouwelijke stukken in verschillende systemen.
- Aanmelden en ophalen van bezoekers.
- Verzorgen van bloemetjes, attenties en kaartjes voor medewerkers.
- Bewaken van de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken.