Als managementondersteuner heb je een belangrijke rol binnen de directie Financieel Economische Zaken. Als managementondersteuner lever je een wezenlijke bijdrage aan de ondersteuning van het Management Team (de directeur, de drie afdelingshoofden, hun plaatsvervangers en de directiesecretaris). Daarnaast ontzorg je ook waar mogelijk de overige medewerkers van DFEZ.
Je verricht in collegiaal verband en zelfstandig organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden.
Je bent klantgericht en het is van belang dat je goed op de hoogte bent van wat er speelt binnen het secretariaat. Je zorgt voor een adequate planning, organisatie en afstemming van de werkzaamheden met de twee andere medewerkers van het secretariaat. En je levert natuurlijk kwalitatief en kwantitatief goed werk af. Daarnaast zorg je dat alles correct geregistreerd en afgestemd wordt.
Je hebt een frisse kijk op zaken en een positieve instelling. Je toont initiatief en bent bereid om je nieuwe zaken eigen te maken. Kortom, je bent een enthousiaste en betrokken collega.
Takenpakket:
- je beheert de agenda’s van MT-leden en schat hierbij prioriteiten en urgentie in;
- Je zorgt voor de juiste afhandeling van telefoon-, email- en postverkeer;
- je bent verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
- je woont afdelingsoverleggen bij en notuleert deze;
- je draagt zorg voor beschikbaarheid van vergaderstukken (in IBabs);
- je zorgt voor de voorbereiding van bezoeken;
- je bent ICT-contactpersoon voor de directie waarbij je o.a. zorgt voor devices en autorisaties;
- je registreert ziek- en betermeldingen in het personele administratiesysteem;
- je onderhoudt periodieke overleggen op het gebied van bedrijfsvoering, facilitair en ICT.
Bij afwezigheid van de directiesecretaris ben je ook verantwoordelijk als achtervang voor:
- Ondersteuning van de directeur;
- Voorbereiding en notuleren MT (1x per week);
- Maandelijks overleg met de financiële adviseurs van bedrijfsvoering binnen het SG-cluster;
- Het uitvoeren van diverse werkzaamheden in het financiële administratiesysteem.