Manager algemene zaken

Manager Algemene Zaken, dat klinkt natuurlijk erg algemeen. Maar als Manager Algemene Zaken (AZ), zoals wij deze functie noemen in onze Penitentiaire Inrichting (PI) Heerhugowaard, ben jij verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van een aantal verschillende disciplines in de bedrijfsvoering.

Ben jij een leidinggevende die deze specialisten weet te verbinden maar ook los van elkaar in hun kracht kunt zetten? Dan ben jij voor deze functie de geschikte kandidaat om het stokje van ons huidige Manager Algemene Zaken over te nemen.

Ons Manager AZ  PI Heerhugowaard geeft leiding aan verschillende disciplines die zich bezig houden met uiteenlopende onderwerpen en processen in de bedrijfsvoering. Als Manager AZ ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van jouw afdeling. Algemene Zaken (totaal 11 fte.) bestaat uit planners en een roostermanagement adviseur, bureau management ondersteuning, juridische zaken en een kwaliteitsmedewerker, de directiesecretaris en de communicatiemedewerker. Zij hebben allemaal hun eigen uitdagingen, vraagstukken en processen. Tevens geeft de Manager AZ binnen PI Heerhugowaard sturing aan de sportinstructeurs (6 fte.). Wij verwachten van de Manager AZ dat jij elk individu de nodige aandacht en begeleiding geeft waardoor hij/zij naar een hoger niveau gedragen wordt  en optimaal kan  functioneren. Jij bent een zichtbare leidinggevende die met een positieve en gestructureerde aanpak het voortouw neemt voor een stabiele en toekomstgerichte afdeling.

Wat ga je concreet doen

• HR verantwoordelijkheid: Je hebt personele zorg voor de medewerkers van zowel algemene zaken als van de sportinstructeurs.
• Leidinggeven en coachen: Je begeleidt en motiveert medewerkers en stelt samen met hen opleidings- en ontwikkelplannen op. Je stelt heldere taken en kaders op, waarmee je de medewerkers verantwoordelijkheid geeft. Met jouw team zorg je ervoor dat essentiële bedrijfsprocessen altijd doorgaan en aansluiten op de neer te zetten resultaten.
• Samenwerken en verbinden: Je zorgt er voor dat teams optimaal samenwerken met de teams binnen én buiten jouw afdeling. Je zoekt hiervoor de verbinding op met de andere stakeholders binnen en buiten de inrichting. Je fungeert als de verbindende factor tussen de medewerkers en de strategische doelen van de organisatie. 

• Een aantoonbaar hbo werk- en /of denkniveau  bij voorkeur in een relevante richting zoals bedrijfskunde, organisatiekunde of bestuurskunde. 
• Jij beschikt over de nodige ervaring als leidinggevende, bij voorkeur in het aansturen van verschillende teams.
• Aantoonbare vaardigheden in het coördineren en optimaliseren van processen.
• Affiniteit met juridische, administratieve en financiële processen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Competenties en vaardigheden
Daarbij ben jij iemand met een sterk probleemoplossend vermogen en een proactieve houding. Uitstekende communicatieve vaardigheden met daarbij het vermogen om belangen en gevoeligheden goed aan te voelen. Jij gaat toekomstgericht te werk waarbij jij goed kunt schakelen als een brug tussen bestuur, beleid en uitvoering. Als leidinggevende ben jij iemand die tussen de teams staat en ook de medewerkers van de afdeling hier op aanstuurt. Dit zorgt ervoor dat jij een goede balans creëert tussen het stimuleren van autonomie en sturen op basis van resultaten.

Dit is jouw kracht
Jij verbindt mensen en processen op een natuurlijke manier. Met oog voor de mensen zorg je dat de afdeling en processen soepel lopen en zie je waar optimalisatie en coördinatie nodig is. Je pakt actief vragen en problemen op en helpt medewerkers groeien. Hierin maak je duidelijke keuzes, communiceert duidelijk zodat iedereen weet wat de te volgen koers is. Daarbij heb jij het vermogen om belangen en gevoeligheden goed aan te voelen. Jij durft lastige onderwerpen bespreekbaar te maken en bent daarin doortastend.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieprocedure

1. Woensdag 8 april briefselectie.
2. Dinsdag 14 en woensdag 15 april vindt de eerste ronde sollicitatiegesprekken plaats in de PI Heerhugowaard.
3. In week 17 zal de tweede gespreksronde gepland worden.
4. Een assessment op een externe locatie wordt in overleg ingepland.
5. Bij een positief assessment volgt er een arbeidsvoorwaardengesprek plaats in de PI van Heerhugowaard.