Medewerker bedrijfsbureau huisvesting

Het team huisvesting van DJI is opdrachtgever voor een bijzondere vastgoedportefeuille. Denk aan gevangenissen en tbs-klinieken, maar ook opleidingsfaciliteiten en kantoorpanden, verspreid over heel Nederland. Binnen het team zijn we tijdelijk op zoek naar een betrokken en veelzijdige medewerker voor ons bedrijfsbureau, die zich bezig houdt met alle teambrede zaken als de afdelingsoverleggen, projectoverzichten en administratieve taken.

Het team huisvesting bestaat uit ongeveer 15 huisvestingsadviseurs. Zij zijn elk verantwoordelijk voor meerdere locaties. Voor deze locaties treden zij op als opdrachtgever aan het Rijksvastgoedbedrijf, dat eigenaar is van de panden. In het lokaal huisvestingsoverleg worden de grote projecten en het uit te voeren onderhoud afgestemd. Bij grote projecten wordt er in projectgroepen gestuurd op de voortgang en kwaliteit en beheersing van de kosten.

Er is dagelijks veel onderhoud nodig aan onze panden. Daarnaast zijn veel van de gebouwen en beveiligingsinstallaties toe aan grootschalige vervanging en vernieuwing. Daarbij moeten we rekening houden met nieuwe eisen en mogelijkheden op het gebied van beveiliging & cybersecurity, (binnen)klimaat en duurzaamheid. Het is essentieel dat het primaire proces hierbij doorgang vindt en dat we zorgen voor een veilige en gezonde woon- en werkomgeving. We verbouwen terwijl “de winkel open is”. We werken aan de routekaart voor 2050.

Binnen het team huisvesting vorm je met twee collega’s (een adviseur bedrijfsvoering en een medewerker administratie) het ‘bedrijfsbureau huisvesting’. Zij ondersteunen de huisvestingsadviseurs en directie en organiseren de administratie en control van het team Huisvesting. Als medewerker van het Bedrijfsbureau (formeel: medewerker projectmanagement) krijg je in het bijzonder de volgende taken:

• Het organiseren, coördineren en vastleggen van het teamoverleg huisvesting (samen met het afdelingshoofd)
• Als projectsecretaris organiseer je het overzicht op de uitvoering van landelijke programma’s, zoals de rijkspas, laadpalen of EML-maatregelen.
• Het ondersteunen en vervangen van de collega’s van het bedrijfsbureau voor de financiële administratie (instemmingen op onderhoud, facturatie, en het laten goedkeuren van projectvoorstellen). Een deel hiervan neem jij voor je rekening, bijvoorbeeld het inzicht in onze lijst majeure projecten.
• Je draagt actief bij aan het verbeteren van de processen bij FHI (samen met het Rijksvastgoedbedrijf).
• Het ondersteunen van de directie FHI in de control op de huisvestingsprojecten, o.a. door het leveren van overzichten en analyses.
• Als projectsecretaris organiseer je samen met de betreffende huisvestingsadviseur en/of het afdelingshoofd verschillende stuurgroepen en andere overleggen voor grote huisvestingsprojecten. Dit betekent o.a. het opstellen van de agenda, inplannen van de vergadering en het zorgen voor de actielijst en het verslag.
• Het ondersteunen van de actualisatie van het Programma van Eisen.

Als medewerker bedrijfsbureau Huisvesting ken jij het belang van samenwerken, jij kunt goed samenwerken met andere werkvelden en organisaties. Je kunt goed plannen en organiseren. Je houdt overzicht, werkt zelfstandig en handelt proactief op basis van je inzichten en kennis. Je zet klantgerichtheid voorop. Je ondersteunt je collega’s en het team in wat zij nodig hebben, zonder je eigen rol te verliezen. Met jouw analytische vaardigheden ben jij in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en rekening te houden met de bestuurlijke omgeving. Daarnaast Begrijp jij in welke context je je werk doet en wat het belang daarvan is.

Verder heb jij:

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken;
• Je hebt ervaring met schriftelijke verslaglegging;
• Je bent vaardig met Word, Excel, project- en financiële administraties en kantoorautomatisering in het algemeen.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.