De medewerker behoeftestellingen is belast met het behandelen en begeleiden van de aanvragen/verzoeken van BS-behandelaars, afhandelen van betalingen en het monitoren van de voorzien-in keten. Zo nodig rapporteert hij/zij hierover aan het clusterhoofd en/of de senior medewerker behoeftestellingen. De werkzaamheden richten zicht in principe alleen op die accounts die worden toegewezen door het hoofd Kenniscentrum of bij afwezigheid van collega’s worden overgenomen.
Meer gedetailleerd bestaat de functie uit onderstaande werkzaamheden:
1. Ondersteunt bij de voorbereiding en ontwikkeling van adviesproducten door:
- Het inhoudelijk ondersteunen van het adviesproces door het leveren van geaggregeerde overzichten, informatie en advies op basis van interpretatie en integratie van gegevens en het leggen van verbanden;
- Het trainen van de behandelaars (POC’s) van BS directies bij de keuze van het juiste behoeftestellingsproces en het opstellen van een ATB;
- Het ondersteunen van inhoudelijke deelproducten als onderdeel van het totale adviesproduct;
- Het actief onderhouden van contacten met de behandelaars (POC’s) van BS directies en ketenpartners (DFCBS, FABK en VAM/Inkoop van het DOSCO) i.h.k.v. het behoeftestellings-, het verwervings- en betaalproces.
2. Draagt bij aan het doorlopen van de voorzien-in keten:
- Het doen van operationele voorstellen voor en het ondersteunen van procesmatige en procedurele implementatie en toepassing van adviesproducten;
- Het in behandeling nemen van binnengekomen aanvragen/verzoeken (ATB’s, Interne Betaal Opdrachten (IBO), ontvangsten, detacheringen, facturen, RFI’s etc.) en het gevraagd informeren van de de behandelaars (POC’s) over de voortgang en/of de status van lopende dossiers;
- Het be-/afhandelen/goedkeuren van behoeftes in de administratieve systemen, zoals bijv. SAP, ARIBA etc;
- Het doorzetten van geaccordeerde (financiële) aanvragen via de beschikbare systemen naar de ketenverantwoordelijke voor verdere afhandeling, zodat het DOSCO tot het leveren en FABK tot betaling kan komen.
3. Draagt bij aan evaluatie en het monitoren door:
- Het signaleren van knelpunten in de processen / procedures op gebied van behoeftestellingen en betalingen;
- Het bewaken van de kwaliteit van de producten zoals opvolging geven aan steekproeven en informeren van/communiceren met collega’s, zodat bij afwezigheid de werkzaamheden gecontinueerd kunnen worden;
- Het opvragen van prestatieverklaringen als deze ontbreken en/of een goedkeurend visum ten behoeve van de betaling (facturen) en keurt aanvragen in ARIBA goed.