Er speelt veel op het gebied van veiligheid in de wereld. De MIVD en AIVD doen onderzoek naar dreigingen tegen de Nederlandse nationale veiligheid. De technische unit van deze beide diensten samen, de JSCU, heeft de taak om de technische middelen van de AIVD en de MIVD in te zetten om informatie te verzamelen over deze dreigingen. Dat is een technisch ingewikkelde klus waar we niet alleen heel slimme technische specialisten voor nodig hebben, maar waar we ook mensen zoeken die kunnen helpen het overzicht te bewaren over alle samenwerkende teams, relevante ontwikkelingen te signaleren en de besluitvorming in deze dynamische omgeving zo soepel mogelijk laten lopen.
Hoe houden wij overzicht in een constant veranderende wereld? Hoe kunnen we zo effectief mogelijk onze middelen inzetten? Dit zijn de vraagstukken die jij als ‘Medewerker Coördinatie onderzoeksopdrachtgerichte interceptie (OOG)’ gaat (helpen) oplossen. Deze coördinatie wordt uitgevoerd door mensen uit het Team Coördinatie OOG binnen het Bureau Network Exploration van de JSCU. Als Medewerker Coördinatie OOG voer je het secretariaat en ondersteun je de overleggen binnen de OOG interceptie keten. Daarnaast ondersteun je de OOG-interceptieketen door inzicht te geven in de beschikbare technische capaciteit en adviseer je over het optimaal inzetten daarvan. Hierbij maak je gebruik van projectbeheersoftware en maak en beheer je inzichtelijke dashboards.
We zijn een klein team, dat nog in ontwikkeling is. We zullen nog verder uitbreiden en we zijn specifiek voor deze functie op zoek naar een nieuwe collega die zich voornamelijk zal richten op de secretarisrol bij meerdere (inhoudelijke) overleggen. Daarbij ook iemand die blij wordt van het creëren en bijhouden van overzichten, energie krijgt van het verbeteren van processen en een affiniteit heeft met technologie. Je gaat werken in een hecht team in een technische, maar ook multidisciplinair georiënteerde omgeving waar geen werkdag hetzelfde is. Als medewerker coördinatie OOG wordt er naar jou gekeken om structuur aan te brengen en het overzicht te hebben.
Hoe kan een dag van een Medewerker Coördinatie OOG eruit zien?
Je start jouw dag door bij te praten met jouw collega’s onder het genot van een kop thee of koffie. Het is jouw taak om de gezamenlijke mailbox te beheren en daarom check je of er urgente mails zijn en zet je de mails door naar de juiste mensen. Je bekijkt de overzichten en dashboards om te zien of er deadlines zijn waar je mensen aan dient te herinneren.
Er is binnenkort een overleg waar jij de secretarisrol hebt, dus je vraagt agendapunten uit bij alle genodigden en bereidt de agenda alvast voor. Je neemt contact op met een collega die iets zou aanleveren voor het overleg wanneer je dit kan verwachten en checkt of het nog op de agenda moet blijven staan. Na overleggen werk jij de notulen hiervan uit en deze stuur jij ook rond. Hierna is het tijd voor een overleg met een stakeholder. Je checkt het dashboard dat jij hebt gemaakt en beheert om te zien wat er speelt en welke actiepunten openstaan. Bij het overleg vraag je naar de status van de actiepunten en werkt je dit bij in het dashboard en pas je de planning eventueel aan.
Tot slot heb je nog wat tijd over om te sparren met jouw collega’s over het proces. Je doet een aantal voorstellen om het overzicht te verbeteren. Iedereen is blij met jouw inbreng en je mag het tot uitvoering brengen.