Medewerker Evenementen en Dienstreizen

Wil jij de directie Bestuursondersteuning versterken en verantwoordelijkheid nemen voor het soepel organiseren van evenementen en dienstreizen? Heb je sterke digitale vaardigheden, oog voor detail en aandacht voor mensen? En spreekt het je aan om te werken op één van de mooiste locaties van Den Haag: Paleis Kneuterdijk?

Samen met je collega’s van Interne en Externe Betrekkingen zorg je voor het organiseren van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen en de evenementen die plaatsvinden in Paleis Kneuterdijk. Medewerkers en gasten van de Raad van State weten jou te vinden met hun vragen; je bent een echte spin in het web.

Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke voorbereiding van evenementen. Je stemt af met interne opdrachtgevers en externe betrokkenen en ondersteunt gasten tijdens de evenementen zelf. Daarnaast haal je plezier uit het verbeteren van processen binnen de dienstverlening, bijvoorbeeld door slim gebruik te maken van automatisering.

Je komt te werken in een hecht team dat in ontwikkeling is. Dit betekent dat er ruimte is om jezelf verder te ontplooien binnen de afdeling. De werkdruk wisselt: er zijn piekmomenten waarin veel van je wordt gevraagd, afgewisseld met rustigere periodes. Deze dynamiek draagt bij aan een collegiale werkomgeving, waarin samenwerking centraal staat.

In deze functie ben je onder andere verantwoordelijk voor:

• Het versturen van interne en externe uitnodigingen en de opvolging daarvan
• Het opstellen van gasten- en deelnemerslijsten
• Het organiseren en boeken van dienstreizen en vervoer
• Het ondersteunen van dienstreizigers op afstand tijdens hun reis
• Het up-to-date houden van relatiegegevens van de Raad
• De verzending van fysieke stukken
  

Samen met je collega’s werk je aan:

• Het administratieve proces rondom evenementen, zoals het opstellen van draaiboeken en de organisatie van evenementen
• Het beantwoorden van e-mails voor de afdeling Interne en Externe Betrekkingen
• Het administratieve proces rondom officiële bijeenkomsten
• Het ondersteunen bij evenementen, bijvoorbeeld bij de garderobe, registratie of het placeren van hoogwaardigheidsbekleders
• Het wekelijkse overleg met de evenementencoördinator van de directie Bedrijfsondersteuning
• Het bijhouden en uitvoeren van werkprocessen
• Het ondersteunen bij lopende projecten binnen de afdeling
• Het up-to-date houden van relatiegegevens van de staatsraden
  

Wij vragen van jou:

• een afgeronde opleiding op mbo+ of hbo-niveau
• ervaring met het organiseren van evenementen
• aantoonbare ervaring met Microsoft-applicaties, zoals Excel, Outlook en Forms
• relevante ervaring op administratief of secretarieel gebied
• flexibiliteit in je inzetbaarheid in verband met evenementen

Het is een pré als je:

• kennis hebt van protocol en het ontvangen van hoogwaardigheidsbekleders
• bekend bent met Microsoft CRM
• ervaring hebt met het organiseren en boeken van dienstreizen en vervoer
  
  

Als persoon:

• heb je oog voor detail en werk je secuur
• ben je representatief, dienstverlenend en collegiaal
• ben je proactief
• ben je geduldig en blijf je gefocust onder druk
  

Om prettig samen te werken (en omdat het werk om fysieke aanwezigheid vraagt) werken we grotendeels op kantoor en bij uitzondering vanuit huis. Woensdag is in ieder geval een vaste kantoordag.

De procedure
Je kunt op deze vacature reageren via de knop “Solliciteer” op deze pagina. We ontvangen daarbij graag:

• een actueel cv; 
• een motivatiebrief van ongeveer één A4;
  

We lezen in je brief graag een antwoord op de hieronder beschreven vragen:

Jouw motivatie: Wat spreekt jou aan in deze functie? En waarom juist bij de Raad van State?

Jouw ervaring: Hoe sluit jouw achtergrond en werkervaring aan bij deze rol? Licht niet alleen toe wat je hebt gedaan, maar vooral waarom dit relevant is voor deze functie.

Je kunt tot 22-04-2026 solliciteren.

Vragen? Stel ze gerust

Voor verdere vragen over de functie kun je contact opnemen met Laura Martini, hoofd afdeling Secretariaten en IEB, via 06 15 09 31 86 of [email protected].

Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Zana Lens, recruiter, via 06 27920151 of [email protected].

De Raad van State stelt zich tot doel gelijkheid, diversiteit en inclusie te bevorderen; dat zien wij graag weerspiegeld in ons team.

We vragen tijdens de sollicitatieprocedure om twee referenties. Contact opnemen met één van de opgegeven referenties kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.

Je hebt bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.

In de selectieprocedure hebben herplaatsingskandidaten en verplichte VWNW-kandidaten binnen de Rijksoverheid een voorrangspositie. Mocht je tot één van deze doelgroepen behoren, dan mag je de aanwijzingsbrief bij je sollicitatiebrief voegen.

Een start op basis van een detachering heeft de voorkeur als je al rijksambtenaar bent.