Medewerker Informatie management

Functionaris is belast met het coördineren en beheren van informatiestromen, het monitoren en van (ondersteunende) IM-processen en het adviseren over en bijdragen aan de ontwikkeling en de
implementatie van informatiestromen.

1. Het structureren, doorzoeken en verwerken van informatie- en datastromen door:
- het filteren, doorzoeken, verwerken en interpreteren van inkomende datastromen;
- filteren van relevante documenten uit de datastromen en het overzetten hiervan;
- interne en externe klanten adviseren, bijstaan en instrueren op het gebied van data- en informatieverwerking;
- het zelfstandig en/of in samenspraak met collega’s verzamelen van additionele informatie ten behoeve van een tijdige en correcte uitvoering van documentaire informatie werkzaamheden;
- het overzichtelijk archiveren en presenteren van de informatie in de centrale opslaglocaties (zowel in digitale als in hardcopy vorm);
- het geven van input voor managementrapportages ogv monitoring en kwaliteitsbewaking van producten, documenten en autorisaties.

2.Het verrijken /verdiepen van bestaande informatie tbv inlichtingen (deel)producten door:
- het uitvoeren van operationele werkzaamheden ten behoeve van een tijdige en correcte uitvoering van documentaire informatiebeheerwerkzaamheden en het archiveren van formele (digitale) documenten;
- het adviseren over de wijze waarop de noodzakelijk geachte informatie kan worden verrijkt;
- het aandragen van informatie ten behoeve van rapportages teneinde de producten te kunnen presenteren of toe te lichten;
- het participeren in discussies omtrent het informatiebeheer binnen de MIVD om het eigen inzicht en dat van anderen te verhogen;
- het zorgdragen voor alle noodzakelijke activiteiten (uniformiteit) binnen en tussen producten.

3.Het registreren en ontsluiten van informatie en datastromen door:
- het registeren en verwerken van inkomende en uitgaande data en informatie;
- het op de juiste manier wegzetten van de ingekomen data door het toepassen van de juiste naamconventie voor verdere ontsluiting;
- het ontsluiten en beheren van data d.m.v. uploaden in informatieverwerkingssystemen;
- het maken en beheren van diverse templates en overzichten en deze binnen de Unit IM beschikbaar stellen;
- het volgens de vigerende voorschriften opslaan van (on)gerubriceerde informatie in de (werk)archieven;
- het optreden als datamanager binnen de Unit IM door middel van het inrichten en bijhouden van het deel van de digitale werkomgeving dat aan een bureausectie is toebedeeld;
- het zorgdragen voor een correcte toepassing op de vanuit de Wiv voortvloeiende verplichting op het gebied van registratie en ontsluiting van informatie en data.

4.Algemene ondersteuning van de Unit IM door:
- het zorgdragen voor een tijdige en correcte uitvoering van informatiebeheer werkzaamheden, inclusief gebruikersondersteuning ten behoeve van de organisatie;
- het op de juiste wijze verwerken van verzoeken van interne en externe klanten;
- het geven van input voor verbetering van Kwaliteitszorg, beheer en dienstverlening rondom informatiestromen (dynamisch en semi-statisch informatiebeheer);
- het uitvoeren van het centrale informatiebeheer waaronder de archieven;
- het leveren van een bijdrage aan uniformering, stroomlijning, kwaliteit en uitvoering van de processen en werkzaamheden in nauwe coördinatie met de andere bureaus binnen IM.

Kennis en Vaardigheden

Kennis van:
- informatiemanagement/ informatiebeheer/ documentaire informatievoorziening;
- de voor het vakgebied informatiemanagement relevante wet- en regelgeving, procedures, aanwijzingen en richtlijnen;
- kwaliteitsbewaking.

Vaardigheid in:
- het draaien van (management)rapportages;
- het behandelen van documentaire informatie;
- registratie, archivering en ontsluiten van informatie;
- het samenwerken met klanten in een overheidsomgeving;
- adviesvaardigheden;
- het verwerken in of beheer van informatiesystemen (functioneel beheer/gebruikersondersteuning);
- het met grote nauwkeurigheid (en onder tijdsdruk) verwerken van detailinformatie.

Kwalificaties

Kennis/Opleiding:
Vereist:
- afgeronde opleiding op MBO4;
- Basis Inlichtingen Opleiding;
- goede beheersing van Engelse taal;
- kennis van de opdracht van de MIVD, de Generieke aanwijzing en de taak van de Unit IM daarbinnen als ondersteunende entiteit;
- in staat om mee te ontwikkelen in lijn met ontwikkelingen binnen het vakgebied;
- communicatief vaardig en klantgericht.

Gewenst:
- kennis en ervaring in toepassing van de Wiv 2017 en de archiefwet binnen de organisatie;
- kennis van de organisatie en werkwijze van Defensie.

Ervaring

Vereist:
- ervaring met het gebruik van DM-systemen;
- ervaring op het gebied van informatiemanagement en/of informatiebeheer,
- ervaring op het gebied van archivering.

Gewenst:
- ervaring binnen de MIVD, bij voorkeur in een IM-gerelateerde functie waarin toepassing van de Wiv 2017.

Competenties: Niveau:
analyseren 2
klantgerichtheid 2
resultaatgerichtheid 2
organisatiebewustzijn 2
nauwkeurig 2
flexibel 2
samenwerken 2

Overige opmerkingen:
- voorwaarde voor definitieve plaatsing is afgifte van een VGB A/EP en het met positief resultaat volgen van de functie specifieke opleidingen of cursussen;
- functionaris moet bereid zijn aanvullende opleidingen of cursussen te volgen;
- functionaris kan door de aard van de werkzaamheden beperkingen in zijn persoonlijke levenssfeer ondervinden;
- functionaris kan voor operationele doeleinden buiten normale kantoortijden en voor langere duur ingezet worden.

- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologische onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden (mogelijk) gescreend.
- Een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
- Thuiswerken is niet mogelijk.