Medewerker Inkoopondersteuning en contractbeheerder bij Directie Inkoop IT

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

In deze rol zorg je dat de contractadministratie klopt, volledig is en altijd up-to-date blijft. Je coördineert het intake- en dispatchproces, houdt overzicht over lopende aanvragen en werkt nauw samen met contractmanagers, de senior contractbeheerder en andere collega’s. Je bewaakt deadlines, signaleert knelpunten en ondersteunt bij controles en audits. Daarnaast denk je actief mee over verbeteringen in het proces en volg je ontwikkelingen zoals digitalisering, robotisering en AI.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
•    Het registreren, controleren en actueel houden van contracten en bijbehorende documenten in SAP.
•    Het bewaken van belangrijke contractdata, zoals looptijden, verlengingen en deadlines.
•    Het archiveren van overeenkomsten, wijzigingen en relevante correspondentie.
•    Het signaleren van actiepunten en het tijdig informeren van contractmanagers en andere betrokkenen.
•    Het opstellen van rapportages en overzichten voor management, audits en controles.
•    Het verzamelen en beoordelen van administratieve gegevens en het oplossen van onvolkomenheden.
•    Het ondersteunen van inkoop- en contractteams en bijdragen aan procesverbetering.

We zoeken iemand die graag werkt in een omgeving waar veel gebeurt en waar je elke dag leert. Je vindt het leuk om processen goed te laten lopen, houdt overzicht en werkt prettig samen met verschillende collega’s. Je bent nieuwsgierig, analytisch ingesteld en hebt oog voor zowel resultaat als de mensen om je heen.

Kennis & opleiding:
•    Mbo-werk- en denkniveau.
•    Een inkoopopleiding zoals NEVI 1 (of je bent bereid deze te volgen).
•    Ervaring met SAP is mooi meegenomen.
•    Basiskennis van contractbeheer (bijv. CATS CM) of de bereidheid om dit te leren.

Competenties die goed bij deze rol passen:
•    Klantgericht: je bent goed bereikbaar en denkt mee met de vraag van de ander.
•    Nauwkeurig: je werkt volgens de afspraken en let op details.
•    Samenwerken: je zoekt actief contact en haalt het beste eruit door samen te werken.

•    Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. 
•    Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.    
•    Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
•    Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA). 
•    Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband 

#LI-SO1 #LI-Hybrid