Medewerker management ondersteuner

Ben jij een organisatorisch talent met een passie voor het ondersteunen van management? PI Veenhuizen zoekt een medewerker voor managementondersteuning die het verschil maakt! Werk in een dynamische omgeving waar je jouw administratieve en communicatieve skills kunt inzetten om het managementteam te ondersteunen. Kom jij ons versterken?

Als medewerker managementondersteuning ontzorg je het management van de PI Veenhuizen zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun hoofdtaken. Je zet jouw skills in om het management 100% te ontzorgen. Je krijgt hierbij veel zelfstandigheid, maar werkt wel binnen de gestelde kaders.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Je fungeert als vraagbaak en je bent het eerste aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen.
• Je zorgt ervoor dat gegevens en overzichten compleet en op tijd aangeleverd worden, zodat het management de juiste beslissingen kan nemen.
• Je beheert de agenda en ondersteunt en ontzorgt de manager op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak.
• Je stemt behoeften en verwachtingen van het management proactief af.
• Je voert agendaoverleg, kijkt vooruit, signaleert knelpunten en draagt oplossingen aan.
• Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, etc.).
• Je zorgt waar nodig voor notulen en/of actie- en besluitenlijsten. 

• Je hebt een afgeronde mbo 4-opleiding in een secretariële richting of als managementassistent.
• Je hebt ruime werkervaring als managementondersteuner en affiniteit met onze doelgroep.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen.
• Je bent vaardig in het notuleren van vergaderingen.
• Als bureau management ondersteuner loopt het nooit zoals je plant of het in gedachten hebt. Er komen altijd ad hoc zaken tussendoor en dan is het belangrijk dat je prioriteiten kan stellen.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.