Medewerker Management Ondersteuning 1

Is plannen, organiseren en ontzorgen jou op het lijf geschreven? Denk jij altijd alvast 3 stappen vooruit en houd je moeiteloos alle ballen in de lucht? Dan zou dit voor jou wel eens de perfect passende baan kunnen zijn!

Defensie is volop in beweging. We werken hard aan het behalen van onze ambitieuze opschalingsdoelstelling om een krijgsmacht te vormen van 100.000 medewerkers in 2030. Zo zorgen wij ervoor dat wij kunnen blijven voldoen aan hoofdtaak 1: Beschermen van ons grondgebied en dat van onze bondgenoten. Ons Dienstencentrum Personeelslogistiek (DCPL) in Amsterdam speelt daarbij een cruciale rol en zorgt ervoor dat de instroom en doorstroom van ons personeel vlot, vlekkeloos en volgens de doelstellingen verloopt. DCPL is o.a. verantwoordelijk voor de campagnes, recruitment en het selectie en keuringsproces voor alle beroepsmilitairen en reservisten voor heel Nederland van alle krijgsmacht onderdelen en werkt vanuit drie regio’s: West (Amsterdam, hoofdlocatie), Zuid (Oirschot)  en Noord (Wezep)

Als Management Assistent zorg jij ervoor dat de Commandant van Defensie - onderdeel Dienstencentrum Personeelslogistiek zich volledig kan richten op zijn / haar (kern)taken & verantwoordelijkheden en geen omkijken heeft naar alle dagelijkse, praktisch zaken die daarbij komen kijken. De Management Assistent beheert de agenda van de Commandant (afspraken inplannen, verzetten, indelen, prioriteren) en je bent de eerste filter voor de vragen voor de commandant(van fysiek binnenlopende collega’s, e-mail, telefonisch). Je notuleert bij verschillende overlegvormen en regelt de eventueel daarbij behorende facilitaire zaken (reserveren van de vergaderruimte, lunch etc.) van a tot z. 

In deze positie denk je altijd 3 stappen vooruit, handel je naar de op dat moment (gewijzigde) ad hoc situatie, (her)bepaal je de prioriteiten voor de Commandant en regel je wat er op dat moment geregeld moet worden. Een flink gevulde agenda waar prioriteiten constant kunnen veranderen, vraagt een hoop puzzelwerk. In deze situaties weet jij het overzicht te behouden, het hoofd koel te houden en ga je oplossingsgericht aan de slag. 

Waar ga je werken:
Je bent collega van het team Kabinet van de Commandant DCPL. Je werkt samen met je collega Management Assistent. Je schakelt veel voor en met de Commandant, Chef Staf (Plaatsvervangend Commandant), Hoofd Bedrijfsvoering, de Stafadjudant, de HOT (Hoofd Officier Toegevoegd)/Adviseur en de Stafadviseur. Je rapporteert aan de HOT/Adviseur
Je standplaats is het Marine Etablissement Amsterdam (naast het Scheepvaartmuseum) waar Defensie – onderdeel DCPL is gevestigd. Hier werken zo’n 500 militaire – en burgermedewerkers. 

Wat ga je doen:

• Agendabeheer; Je regelt alle afspraken voor de Commandant, handelt daarbij situationeel waar nodig en zorgt voor een soepel verloop zodat de Commandant ontzorgd wordt en zich volledig kan richten op zijn / haar kerntaken
• Je regelt alle zaken t.b.v. meetings, vergaderingen, bijeenkomsten voor het Kabinet van de Commandant DCPL (van facilitaire zaken tot en met de aanwezigheid van de juiste stukken, documentatie, actiepuntenlijst etc.) en notuleert het overleg
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers van de Commandant en fungeert als gastheer of gastvrouw.
• Je bewaakt de voortgang en afhandeling van dossiers en fungeert als buffer tussen de interne organisatie en externe omgeving. Je zorgt dat het Management Team (MT) altijd beschikt over de juiste up – to date- informatie.

Wie ben jij:

• Integer; Je begrijpt welke (gevoelige) informatie je wel/niet kan delen met anderen, de staf kan altijd op jouw rekenen, je bent betrouwbaar, eerlijk en transparant in je communicatie
• Proactief; Je denkt vooruit in de agenda. De kleinste aankomende, bijbehorende praktische zaken zie jij al aankomen, regel je alvast en houdt ook rekening met ‘wat als?’ - situaties
• Stressbestendig & oplossingsgericht; Lopen de zaken anders dan vooraf was gepland, dan behoud jij de rust, regelt de zaken, behoudt het overzicht en bepaalt de nieuwe prioriteiten
• Sterke organisatiesensitiviteit; Hoewel de werksfeer  binnen de organisatie in het algemeen (en op de afdeling) informeel is, bestaan er zeker ook hiërarchische, formele omgangsvormen en weet je ook als zodanig te handelen en te communiceren als de werkomgeving/situatie daarnaar vraagt.

Kortom, je bent een ontzorger waar je collega’s op kunnen bouwen!

Wat neem je mee?

• Je hebt al enige jaren werkervaring in een vergelijkbare rol als Management Assistent, (Directie)secretaresse of Office Manager
• Afgeronde MBO – 4 opleiding, bijvoorbeeld Schoevers
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift

Deze uitdagende baan is voor minimaal 32 uur tot 38 uur per week. Je werkt het liefst vier dagen per week op kantoor, maar drie dagen per week op kantoor is ook bespreekbaar. 

Bij sommige banen is geen dag hetzelfde. Als Management Assistent bij Defensie, is geen kwartier hetzelfde! Krijg jij juist energie van zo’n dynamische baan binnen een flink in beweging zijnde organisatie, dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren!

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.