Medewerker managementondersteuning

Als managementondersteuner bied je allround ondersteuning op secretarieel gebied en verricht je een gevarieerd pakket aan organisatorische en administratieve werkzaamheden voor de directie. In samenspraak met het directielid bereid je afspraken inhoudelijk voor.

Met jouw klantgerichte en stressbestendige instelling houd je altijd het overzicht en bewaak je de rust, zelfs wanneer er veel op je afkomt. Je werkt op locatie in Alphen aan den Rijn en fungeert als aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partijen, waarmee je direct het visitekaartje van de directie bent.

Jij beheert de agenda van de directie en bewaakt dat afspraken worden nageleefd. Eventuele knelpunten in de planning signaleer je proactief, en je denkt mee over oplossingen om de agenda efficiënt en overzichtelijk te houden.

De mailbox houd je dagelijks bij en je handelt vragen en/of verzoeken zoveel mogelijk zelfstandig maar wel in samenspraak met je collega’s af. Je organiseert vergaderingen, bijeenkomsten en bijvoorbeeld een lunch. Bij deze vergaderingen wordt er van je verwacht dat je als notulist kan optreden. Naast de bovengenoemde zaken verstuur je interne mededelingen en zorg je voor administratieve ondersteuning voor de verschillende afdelingen binnen PI Alphen aan de Rijn.

Je hebt contact met in- en externe collega’s. Je ontvangt vertrouwelijke informatie, waar je zorgvuldig en integer mee omgaat. Komen er bezoekers? Dan sta jij ze gastvrij en servicegericht te woord. Teamgevoel is belangrijk voor jou en voor de organisatie. Je werkt veel samen en vervangt, bij afwezigheid, je collega. Tevens werk je mee aan de afhandeling van binnenkomende telefoontjes en post.

Je komt te werken in een ervaren team, wat staat als een huis. De onderlinge saamhorigheid en samenwerking is hiervan de kracht, in dit team is dus geen plek voor een solist.

Haal jij voldoening uit het plannen, organiseren en het creëren van overzicht? Kun jij meedenken en onze directieleden ontzorgen? Wacht niet langer en solliciteer!

• Mbo-3/4 niveau en bij voorkeur een diploma als managementassistent(e).
• Ervaring als managementassistent(e) op directieniveau.
• Kennis van het MS Office-pakket.
• Kennis en ervaring met het werken in Join is een pré.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en beheerst ook de Engelse taal.
• Je houdt je hoofd koel in hectische situaties.
• Je schakelt snel tussen onderwerpen, werkzaamheden en personen, vraagt door en anticipeert op situaties en verhoudingen binnen de organisatie.
• Je werkt netjes en zorgvuldig, kunt goed plannen en stelt de juiste prioriteiten in werkzaamheden.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Let op: de gesprekken vinden plaats op dinsdag 12 en woensdag 13 augustus 2025.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.