Medewerker managementondersteuning

Werken in een gevangenis? Dat maakt deze functie allesbehalve alledaags. Er zit meer achter werken als medewerker managementondersteuning bij JC Zeist. Jij bent dé schakel die zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Met jouw organisatorische- en administratieve vaardigheden geef je het management de ruimte om zich te focussen op hun kerntaken. Geen dag is hetzelfde in deze dynamische en betekenisvolle omgeving. 

Als medewerker managementondersteuning ben jij een belangrijke schakel voor het management van JC Zeist. Je zorgt voor structuur en overzicht en neemt werk uit handen. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan de dagelijkse gang van zaken binnen onze organisatie.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het voorbereiden, plannen en bewaken van afspraken en overleggen. Je zorgt ervoor dat alle betrokkenen op het juiste moment over de juiste informatie beschikken.
• Het signaleren van knelpunten in de planning en het aandragen van oplossingen.
• Het opstellen en verwerken van correspondentie, rapportages en notulen.
• Het organiseren van bijeenkomsten, inclusief locatie, techniek en catering.
• Het controleren van de voortgang van acties en processen en hierover terugkoppeling geven aan het management.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Je vervult een rol in het postproces
• Je verleent administratieve ondersteuning aan Juridische Zaken 
• Je werkt nauw samen met collega-managementondersteuners en maakt onderdeel uit van het team Bureau Management Ondersteuning (BMO).  Een betrokken team waarin samenwerken, elkaar helpen en plezier in het werk centraal staan. Samen zorgen jullie ervoor dat het team soepel draait. Of het nu gaat om het overnemen van werkzaamheden, meedenken met elkaar of gewoon even sparren: jullie staan voor elkaar klaar in deze bijzondere werkomgeving.

Wij zoeken een collega die gestructureerd werkt, snel schakelt, energie en plezier haalt uit het ondersteunen van anderen. Je hebt een dienstverlenende instelling en weet goed prioriteiten te stellen.

• Mbo 4 werk- en denkniveau;
• Aantoonbare ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen een complexe organisatie;
• Je bent organisatiesensitief en integer, hebt oog voor detail en een proactieve houding;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met Microsoft Office en bij voorkeur ook met systemen als Topdesk;
• Vaardigheid in notuleren en het opstellen van actie- en besluitenlijsten;
• Je kunt processen bewaken en de voortgang controleren;
• Je kunt plannen, snel schakelen en prioriteren, werkt accuraat en nauwgezet;
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en zorgt voor een heldere en tijdige informatie-uitwisseling binnen het team en met externe partijen;
• Je bent flexibel, denkt mee en kunt snel schakelen;
• Je bent een teamspeler en staat open voor zelfontwikkeling.

Ook zonder mbo 4-diploma ben je welkom
Heb jij niet het juiste diploma, maar beschik je wel over het gevraagde mbo 4 werk- en denkniveau en herken jij jezelf in deze functie? Ook dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren. Kun je jouw mbo 4 werk- en denkniveau niet aantonen met een diploma? Dan krijg je de mogelijkheid om dit aan te tonen door middel van een online capaciteitentest. Wanneer je deze test op het gevraagde niveau behaalt, kun je verder deelnemen aan de sollicitatieprocedure.

Word jij onze nieuwe administratief medewerker managementondersteuning?
Wil jij een functie waarin administratie, samenwerken en maatschappelijke betrokkenheid samenkomen? Waarin jouw werk achter de schermen een belangrijke bijdrage levert aan een veilig en zorgvuldig detentieproces?
Dan maken wij graag kennis met jou.

• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Om te solliciteren log je in en upload je je cv. Voor sommige functies maak je een online assessment. Op basis van de uitkomst volgen één of twee gesprekken. Bij een positieve uitkomst vragen we een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan. Twijfel je of je een VOG kunt krijgen? Check vogcheck.justis.nl. 
• Aantoonbaar het vereiste werk- en denkniveau. Als je dit niet kunt aantonen met een diploma, toetsen we tijdens de sollicitatieprocedure met een capaciteitentest of je over dit niveau beschikt. Je ontvangt vooraf oefentesten, zodat je je goed kunt voorbereiden.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.