Medewerker Onderwijsbureau

Wil je vanuit de ondersteuning een bijdrage leveren aan de onderwijsontwikkeling van toekomstige officieren? Ben jij nauwkeurig, klantgericht en administratief goed onderlegd? Heb je affiniteit met onderwijs en systemen en vind je het leuk om veel contact te hebben met studenten en docenten? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

De geopolitieke realiteit brengt voor Defensie een aantal grote uitdagingen met zich mee. Een daarvan is dat er behoefte is aan goed opgeleide en getrainde officieren. Dat verlangt onder meer effectief functionerend onderwijs op de onderdelen van de Nederlandse Defensie Academie (NLDA). Vandaar dat Faculteit Militaire Wetenschappen (FMW) van NLDA zich nu wil versterken met een medewerker Onderwijsbureau. 

Als Medewerker Onderwijsbureau ben je de spil in de uitvoering van onze onderwijsprocessen. Je zorgt ervoor dat de cijfer  en voortgangsadministratie vlekkeloos verloopt, dat de kwaliteit van de onderwijsinformatie gewaarborgd is en dat studenten en partners tijdig en correct geïnformeerd worden. Met jouw expertise draag je bij aan de optimale inzet en ondersteuning van de onderwijsprocessen en onderwijsadministratie binnen het FMW. 

Wat ga je doen?
Je werkzaamheden bestaan voornamelijk uit klantcontact en het verwerken en invoeren van cijfer- en studiegegevens in verschillende onderwijssystemen. Je zorgt ervoor dat de onderwijsadministratie correct, volledig en actueel is.
• Het beantwoorden van vragen van studenten, docenten en interne afdelingen (telefonisch, per e-mail en persoonlijk);
• Het invoeren, registreren en beheren van student- en cijfergegevens in het studenteninformatiesysteem (SIS);
• Het verwerken en onderhouden van resultaten in cijferregistratie- en studentenvolgsystemen;
• Het signaleren en oplossen van onvolledige of onjuiste gegevens;
• Het opstellen van overzichten, (cijfer)lijsten en rapportages over studievoortgang;
• Het onderhouden van contact met interne en externe docenten en (externe) onderwijsinstellingen over behaalde resultaten;
• Het ondersteunen bij tentamenorganisatie en examenvergaderingen;
• Het verrichten van diverse administratieve en ondersteunende werkzaamheden binnen het onderwijsbureau.

Wie zoeken we? 
Je bent een klantgericht, communicatieve en analytische administratieve duizendpoot. Je herkent jezelf in de volgende competenties:
• Klantgericht: Je bent servicegericht en toegankelijk in het contact met studenten, docenten en collega’s.

• Communicatief vaardig: Je communiceert duidelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt in jouw communicatie aansluiten bij verschillende doelgroepen.

• Samenwerken: Werkt nauw samen met collega’s binnen het onderwijsbureau en andere afdelingen. Deelt informatie, stemt werkzaamheden af en ondersteunt collega’s om gezamenlijk tot een correct en tijdig resultaat te komen.

• Initiatiefrijk en doorzettingsvermogen: Je bent proactief in het bedenken van plannen en oplossingen en houdt van uitdagingen.

• Nauwkeurig en resultaatgericht: Je hebt oog voor detail, werkt zorgvuldig en precies bij het invoeren en beheren van cijfer- en studentgegevens. Je signaleert fouten of ontbrekende informatie tijdig en zorgt voor correcte en betrouwbare administraties.

• Analytisch: Je herkent afwijkingen, onvolledigheden of knelpunten in informatie en processen. Je kunt gegevens controleren, verbanden leggen en passende acties ondernemen om de informatievoorziening op orde te houden.

• Administratief en digitaal vaardig: Je kunt goed overweg met geautomatiseerde systemen en administratieve processen. Je bent vaardig in het registreren, verwerken en bewerken van gegevens en maakt je nieuwe (onderwijs)systemen snel eigen.

• Stressbestendig en flexibel: Je blijft rustig en overzicht houden bij piekbelasting, deadlines en wisselende prioriteiten. Je kunt snel schakelen tussen werkzaamheden en bent bereid collega’s te ondersteunen wanneer dat nodig is. 

Om succesvol te zijn in deze rol, beschik je tevens over:
• Afgeronde MBO 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van administratie;
• Ervaring met administratieve werkzaamheden (m.b.t. de inrichting en het beheer van het studievolgsysteem), bij voorkeur binnen een onderwijsomgeving;
• Ervaring met of affiniteit voor geautomatiseerde (onderwijs)systemen zoals OSIRIS en EduFlex.
• Vaardig in Excel of bereid deze vaardigheid snel te leren.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (schriftelijk en mondeling).
• Enige kennis over de Defensieorganisatie is een pre maar niet vereist;
• Bereidheid om een veiligheidsonderzoek te ondergaan (standaard onderdeel van de selectieprocedure).

• Wat bieden wij?
  Wil jij de administratieve duizendpoot zijn die ervoor zorgt dat de ondersteuning van onze opleidingen op rolletjes loopt? Dan is dit een mooie kans! Daarnaast bieden wij jou:
  • Ruimte om je te ontwikkelen binnen een professionele onderwijsomgeving;
  • Werken in een hecht team met een prettige en collegiale samenwerking;
  • Een dynamische werkomgeving met maatschappelijke relevantie;
  • Een afwisselende administratieve functie met veel contact met studenten en docenten.