Medewerker Planning & Programmering

Wat ga je doen?

Als medewerker P&P ben je een belangrijke schakel in het opleidingsproces van de ISA. Jij zorgt ervoor dat de beschikbare opleidingsplaatsen op een zorgvuldige manier worden toegewezen en dat cursisten goed voorbereid aan hun opleiding kunnen beginnen.
Je beheert inschrijvingen en wachtlijsten, verwerkt wijzigingen en houdt de deelnemersadministratie actueel. Daarbij heb je regelmatig contact met militaire eenheden, cursisten en collega's binnen de ISA.
Je werk vraagt meer dan alleen het verwerken van gegevens. Stel dat een cursist onverwacht uitvalt, terwijl er andere kandidaten op de wachtlijst staan. Jij onderzoekt welke mogelijkheden er zijn, stemt waar nodig af en zorgt ervoor dat de vrijgekomen opleidingsplaats zo goed mogelijk wordt benut.
Door jouw werk beschikken de instructieclusters over actuele deelnemersinformatie, weten cursisten waar ze aan toe zijn en kunnen opleidingsplaatsen effectief worden benut. Daarmee lever je een directe bijdrage aan het opleiden van militairen en andere professionals binnen het inlichtingen- en veiligheidsdomein.
Je krijgt de ruimte om je werkzaamheden zelfstandig te organiseren en mee te denken over verbeteringen. Want naast zorgvuldig werken vinden we het minstens zo belangrijk dat we blijven kijken hoe het beter kan.

Werkzaamheden

Je houdt je onder andere bezig met:
•    Het verwerken van inschrijvingen en toewijzen van cursisten aan opleidingen.
•    Het beheren van wachtlijsten en optimaal benutten van beschikbare opleidingsplaatsen.
•    Het verwerken van wijzigingen, afmeldingen en annuleringen.
•    Het opstellen en versturen van meldingsinstructies, zodat cursisten goed voorbereid aan hun opleiding beginnen.
•    Het registreren van opkomst en opleidingsresultaten.
•    Het beantwoorden van vragen van cursisten, eenheden en collega's over opleidingen en inschrijvingen.
•    Het bewaken van de juistheid en volledigheid van de deelnemersadministratie.
•    Verzorgen van certificaten- en administratieve afhandeling van geslaagde cursisten

Wie zoeken wij?

Ben jij iemand die graag overzicht houdt, nauwkeurig werkt en voldoening haalt uit het goed organiseren van zaken? Vind je het leuk om problemen op te lossen en mensen verder te helpen? En ben je niet bang om de telefoon op te pakken? Dan maken we graag kennis met je.

We zoeken een collega die verantwoordelijkheid neemt voor het eigen werk, initiatief toont en niet snel van zijn stuk raakt wanneer plannen veranderen. Je denkt in mogelijkheden, communiceert gemakkelijk en weet ook wanneer het verstandig is om met collega's te overleggen.

Je vindt het prettig om zelfstandig te werken, maar voelt je tegelijkertijd onderdeel van een team. En zie je dat iets slimmer of efficiënter kan? Dan horen we graag jouw ideeën.

Wat vragen we van je?

Wat we belangrijk vinden:

• Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zorgvuldig.
• Je kunt zelfstandig werken, overzicht houden en prioriteiten stellen.
• Je communiceert duidelijk, vriendelijk en klantgericht. Zowel mondeling als schriftelijk
• Je kunt problemen analyseren en denkt actief mee over oplossingen.
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed overweg met Microsoft Word, Excel en Outlook.
• Je leert gemakkelijk nieuwe systemen en werkwijzen.

 Mooi meegenomen, maar niet noodzakelijk:

• Ervaring binnen Defensie of een opleidingsorganisatie.
• Ervaring met het verwerken van inschrijvingen of deelnemersadministratie

• Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Selectieproces:

• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.