Medewerker Stukkenstroom / Managementondersteuner

Werken op het snijvlak van bestuur en politiek

Bij de directie Bestuursondersteuning en Advies (BOA) is geen dag hetzelfde. De directie ondersteunt en adviseert de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Financiën over bestuurlijke en politieke aangelegenheden. Elke dag komt wel een ander relevant en actueel onderwerp voorbij. Van een kabinetswissel tot de wekelijkse voorbereiding van de ministerraad, advisering en ondersteuning van bewindslieden en ambtelijke top, een debat in de Tweede Kamer of de organisatie van een diner van (oud-)ministers. De directie kenmerkt zich door gedrevenheid, professionaliteit, een open manier van communiceren en brede inzetbaarheid. We werken hard, schakelen snel, lossen problemen op en helpen elkaar en andere organisatieonderdelen daar waar nodig.  

Binnen deze dynamische omgeving zoeken wij een medewerker stukkenstroom / managementondersteuner die zorgt dat de bestuurlijke stukkenstroom zorgvuldig, tijdig en soepel verloopt en daarnaast ondersteuning biedt aan het management en de directie.

Wat ga je doen?
Als managementondersteuner vorm je samen met je collega’s het hart van de directie. Je ondersteunt meerdere MT-leden, pakt directiebrede taken op en speelt een sleutelrol in de stukkenstroom: het proces van nota’s, adviezen en andere stukken voor de bewindspersonen en de ambtelijke top.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Stukkenstroom (kern van de functie)
• Coördineren en bewaken van de stukkenstroom via Digidoc
• Controleren van stukken op volledigheid en procesafspraken
• Zorgdragen voor tijdige aanlevering richting bewindspersonen en SG/pSG
• Afstemmen met secretariaten, adviseurs en andere directies
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s over processen rondom stukken

Managementondersteuning

• Beheren van agenda’s van MT-leden en plannen van afspraken
• Organiseren van (digitale) vergaderingen en bijeenkomsten
• Beheren van mailboxen en verwerken van inkomende verzoeken
• Voorbereiden en verwerken van vergaderstukken (o.a. in iBabs)
• Oppakken van ad-hoc werkzaamheden in een dynamische omgeving
• Ondersteunen bij directiebrede werkzaamheden en processen (o.a. organisatie, communicatie en archivering)

Je werkt vaak met deadlines die scherp zijn en waarbij nauwkeurigheid essentieel is. Juist daar maak jij het verschil.

Eerst nog even verder praten over jouw misschien wel toekomstige werkzaamheden? Bel of mail dan met Serap Çokgezer. 

Wie ben jij?

Je bent iemand die energie krijgt van een omgeving waar tempo, zorgvuldigheid en samenwerking samenkomen.

Je:

• brengt rust en overzicht in hectische situaties
• werkt nauwkeurig en gestructureerd
• bent proactief en schakelt makkelijk tussen verschillende taken
• hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• bent communicatief sterk en verbindend
• handelt discreet en integer

Wat neem je mee?

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau (bij voorkeur secretarieel)
• Ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid
• Affiniteit met digitale systemen zoals Outlook, iBabs en Digidoc
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor processen
• Flexibiliteit in werktijden en inzetbaarheid, met name tijdens piekmomenten in de bestuurlijke stukkenstroom
• Bereidheid om – indien nodig en in afstemming – tijdelijk extra dagen op kantoor aanwezig te zijn ter waarborging van continuïteit binnen het team.

We willen dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie van Financiën en zichzelf volledig kan ontwikkelen. Want samen werken aan een financieel gezond Nederland is waar we voor staan. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele achtergrond, leeftijd, arbeidsvermogen, gender of seksuele voorkeur. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving. 

• Draag jij graag bij aan een financieel gezond Nederland? Je bent van harte welkom. Solliciteren kan door je cv en motivatie in te sturen. Maar we staan ook open voor andere vormen, zoals een video- (met bijgevoegd je cv) of presentatie-sollicitatie (in PowerPoint). In het laatste geval plak je de link van je sollicitatie in een pdf- of word-bestand. Zo kunnen we je sollicitatie goed verwerken.
• De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
• Je krijgt binnen deze functie mogelijk te maken met vertrouwelijke informatie. Het is belangrijk dat je hier integer mee omgaat. Een veiligheidsonderzoek maakt daarom deel uit van de procedure.
• De keuze voor een nieuwe baan kan best spannend zijn. We richten jouw overstap daarom zo persoonlijk mogelijk in. Via een introductiebijeenkomst en een onboarding app helpen we je om je weg te vinden en leer je hoe alles werkt binnen Financiën. Heb je nog vragen over de vacature of het selectieproces? Neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag in je overweging.
• Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.
• Wanneer de inschrijving van de vacature is gesloten zal de vacaturetekst online niet meer zichtbaar zijn. Mocht je deze op een later moment terug willen lezen dan adviseren wij je een kopie van de vacaturetekst op te slaan.