Medewerker vaccinatieteam

Wil jij, als collega binnen het vaccinatieteam van het RIVM, ervoor zorgen dat laboratoriummedewerkers van het RIVM op een veilige manier hun werk kunnen doen? In dit team zorg je samen dat alle afspraken, vaccinaties en controles goed gepland, vastgelegd en opgevolgd worden. Je werkt met vertrouwelijke medische gegevens en bewaakt belangrijke administratieve processen.

Het vaccinatieteam voert het vaccinatiebeleid uit voor medewerkers van het RIVM. Jij speelt daarin een sleutelrol: je zorgt dat gegevens kloppen, oproepen op tijd worden verstuurd en afspraken goed zijn vastgelegd. Daarbij houd je het overzicht in verschillende systemen zoals Outlook, Excel en ons vaccinatieregistratiesysteem Provac. Heldere communicatie met leidinggevenden en laboratoriummedewerkers over hun afspraken is voor jou vanzelfsprekend. Ook werk je intensief samen met de verpleegkundige en je collega‑medewerker vaccinatieteam.

Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van de spreekuren, zodat alles op rolletjes loopt. Vertrouwelijke medische gegevens verwerk je strikt volgens de privacyregels. In je rol heb je regelmatig contact met medewerkers, centrumhoofden en afdelingshoofden, waarbij er discreet en zorgvuldig wordt gewerkt. Daarnaast draag je bij aan het beheer van de voorraad vaccins en medische materialen, zodat er altijd voldoende beschikbaar is.

Als medewerker vaccinatieteam heb je een centrale rol in de administratieve en organisatorische kant van het vaccinatieproces. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het benaderen van medewerkers voor vaccinaties en controles, het plannen van afspraken en het vastleggen daarvan in de systemen (zoals Outlook en het interne registratiesysteem).
• Het verstrekken van informatie over vaccinaties en onderzoeken, in afstemming met de verpleegkundige, en het administratief ondersteunen van vaccinaties, bloedonderzoeken en grootschalige (griep)vaccinaties, inclusief correcte archivering en dossiervorming.
• Het ondersteunen bij de inkoop en het beheer van vaccins en materialen, zodat er voldoende voorraad is voor spreekuren en onderzoeken.
• Meedenken over het verbeteren van administratieve werkprocessen en het vaccinatieregistratiesysteem, binnen de kaders van privacy (AVG) en medische wetgeving.
• Het werken met gevoelige (medische) informatie, waarbij je in een dynamische omgeving stressbestendig blijft en vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en klantgerichtheid vanzelfsprekend zijn.

Over het vaccinatieteam en de afdeling P&O

Het vaccinatieteam is een klein team binnen P&O Support en bestaat uit twee medewerkers vaccinatieteam en één verpleegkundige. Samen zorgen jullie ervoor dat vaccinaties en controles volgens het vaccinatiebeleid van het RIVM worden georganiseerd, uitgevoerd en geregistreerd. P&O Support is onderdeel van de afdeling Personeel & Organisatie binnen de stafeenheid Organisatie Bedrijfsvoering en Personeel. De afdeling bestaat uit meerdere teams (P&O advies, P&O 2e lijns adviseurs en P&O Support) en werkt aan een sterke en betrouwbare HR‑ en bedrijfsvoeringsorganisatie binnen het RIVM.

Extra informatie over de invulling van deze rol

Voor de functie is het belangrijk dat je in ieder geval beschikbaar bent op de maandagochtend, dinsdagochtend en donderdagochtend vanwege de spreekuren van de verpleegkundige op die momenten. Samen met jouw collega medewerker vaccinatieteam stem je je werktijden af zodat er altijd iemand van het vaccinatieteam aanwezig is. Je werkt voornamelijk op kantoor.
Het team draait bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdiensten. Het meedraaien in deze diensten is onderdeel van de functie (vergoeding conform CAO Rijk).

Informeren en solliciteren

Nieuwsgierig geworden? Bel of app gerust met Monique van den Berg via 06-42809998. Zij vertelt je graag meer over de functie, het team en het werken bij het RIVM.

Als je gaat solliciteren, zijn we vooral benieuwd naar jouw ervaring, jouw manier van werken en wat jij wilt bijdragen aan ons team. Daarom stellen we je de volgende drie vragen:

• Beschrijf een werkdag waarop alles anders liep dan gepland en er constant nieuwe spoedklussen tussendoor kwamen. Welke keuzes heb je toen gemaakt, hoe heb je bepaald wat de hoogste prioriteit had, en wat was het resultaat?
• Heb je in die situatie stress ervaren? Waarom wel of niet? Wat heb je gedaan om hiermee om te gaan, en wat heb je daaruit geleerd?

De vacature sluit op zondag 15 november om 23:59 uur. De eerste gesprekken vinden plaats op 23 en 24 november.

Wie ben jij

In deze rol kom je uitstekend tot je recht als je graag servicegericht en flexibel werkt en nauwkeurig blijft, ook op drukke momenten. Je communiceert helder en vriendelijk met medewerkers en leidinggevenden over hun afspraken, ook in het Engels. Samen met de verpleegkundige en je directe collega zorg je dat alle vaccinatieprocessen en dossiervorming tijdig en correct zijn afgerond. Je werkt prettig samen met collega’s, maar kunt ook zelfstandig taken oppakken en verantwoordelijkheid nemen voor jouw deel van het proces.

Harde eisen

• Opleiding: Je beschikt over minimaal een mbo-diploma niveau 4, bij voorkeur in administratieve of medisch-administratieve richting;
• Werkervaring: Je hebt werkervaring in een administratieve functie en werkt makkelijk met systemen zoals Microsoft Office en Microsoft Teams;

Functiegebouw Rijk-competenties (Medewerker verwerken en behandelen S7)

• Klantgerichtheid: Je bent het aanspreekpunt voor collega’s en leidinggevenden. Je communiceert helder, denkt mee bij planningsvragen en helpt medewerkers vriendelijk en servicegericht verder.
• Stressbestendigheid: Tijdens piekmomenten (zoals de griepprikronde of spoedafspraken) bewaar je het overzicht, stel je prioriteiten en blijf je nauwkeurig en zorgvuldig werken met medische gegevens.
• Samenwerken: Je werkt nauw samen met de verpleegkundige en je directe collega. Je stemt taken en bereikbaarheidsdiensten goed af en helpt elkaar waar nodig.
• Resultaatgerichtheid: Je zorgt dat alle vaccinaties, controles en dossiervorming binnen het registratiesysteem (Provac) tijdig, compleet en foutloos zijn afgerond.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Vragen we in de vacaturetekst om een motivatiebrief en kun je wat hulp gebruiken om deze te schrijven? Lees dan deze 4 tips voor een goede motivatiebrief.
Informatie over solliciteren bij het RIVM:

• Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het enkel als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten.
• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee.
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief.
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid.
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om.
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn.
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend.
• Het kan voorkomen dat de sollicitatiepagina niet werkt, het kan aan de browser liggen. Probeer in dat geval de sollicitatiepagina in een andere browser te openen.
• Wij maken geen gebruik van bureaus voor deze vacature. Mochten wij uiteindelijk hulp inschakelen, dan nemen wij hiervoor zelf contact op met bureaus.