MT Secretaris DBS

Ben jij pro-actief, gestructureerd en ben jij graag betrokken bij de totstandkoming van organisatieplannen, dan zijn wij op zoek naar jou! Als MT-secretaris ondersteun jij het managementteam van de divisie Digitale en Biometrische Sporen (DBS) bij het opstellen, samenvoegen en realiseren van divisie- en organisatiebrede (beleids)doelstellingen.

Je vervult een centrale en verbindende rol binnen de divisie. In nauwe samenwerking met het managementteam en de managementassistenten ondersteun je het MT met een combinatie van secretariële en beleidsmatige taken.

Vanuit je secretariële rol zorg je ervoor dat de vergadercyclus soepel verloopt. Je draagt bij aan een goede voorbereiding en besluitvorming, plant bezoekers in voor MT-vergaderingen, stelt de agenda op en verzorgt de notulen. Ook buiten de vergaderingen bewaak je de opvolging van gemaakte afspraken. Daarnaast ben je goed geïnformeerd over de onderwerpen die spelen binnen het organisatiebrede MT-NFI. Zo zorg je ervoor dat relevante thema’s tijdig op de agenda van het divisie-MT komen en dat er ook input geleverd wordt richting het MT-NFI.

Op beleidsmatig vlak verzamel je informatie die van belang is voor (jaar)plannen en rapportages. Als penvoerder speel je een sleutelrol bij het opstellen van visiedocumenten. Daarmee lever je een waardevolle bijdrage aan een stevig fundament voor besluitvorming en communicatie binnen de divisie.

Kortom, jouw functie omvat een breed scala aan taken waarbij organisatorisch inzicht, een proactieve houding en verbindende kwaliteiten essentieel zijn voor een succesvolle uitvoering.

• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Je kunt snel schakelen en je bent in staat om je planning aan te passen als de situatie daar om vraagt.
• Je staat bekend om je zorgvuldige en accurate manier van werken, o.a. in het omgaan met persoonlijke en vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten en het notuleren van vergaderingen.
• Je hebt ervaring met het opstellen van visie- en beleidsdocumenten en kunt goed schrijven.
• Je bent communicatief vaardig en goed in staat om anderen aan te spreken als dit nodig is.
• Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend en je hebt ervaring in het effectief samenwerken binnen complexe organisaties.
• Je hebt ervaring met managementinformatie en weet gegevens te analyseren en verbanden te leggen.

Competenties

• Analyseren
• Netwerken
• Flexibiliteit
• Anticiperen
• Samenwerken

Solliciteren? Nadat je via de sollicitatiebutton hebt gereageerd kun je jouw motivatie en cv als Word- of pdf-bestand uploaden. We nodigen je graag uit om in je motivatiebrief ook iets over jezelf te vertellen.

• De functie betreft een vertrouwensfunctie. Gelet hierop zal er een veiligheidsonderzoek door de AIVD opgestart worden en zal er een zgn. Verklaring van Geen Bezwaar afgegeven moeten kunnen worden alvorens definitieve aanstelling plaats kan vinden.
• Ben je in dienst van het Rijk en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk- of (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van je leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure, net als het opvragen van referenties en het inzetten van een (online) screening.
• Hybride werken behoort tot de mogelijkheden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.