Office Assistent

Wil jij meebouwen aan de digitale overheid van de toekomst? Bij het Digi Gilde werk je in een omgeving waar vernieuwing, samenwerking en maatschappelijke impact samenkomen. Als office assistent zorg je ervoor dat onze professionals zich kunnen richten op waar zij het verschil maken: het ontwikkelen van digitale oplossingen voor de overheid.

Als office assistent bij het Digi Gilde, onderdeel van Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie (ODI), ben jij de onmisbare spil in de dagelijkse ondersteuning. Je maakt onderdeel uit van de pool Bedrijfsvoering van ODI en werkt voor het Digi Gilde. Collega’s weten jou als eerste te vinden met hun vragen, jij organiseert het werk om hen heen en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Het Digi Gilde is dé plek waar we professionals, kennis en initiatieven rondom digitalisering, data, AI, innovatie en digitale dienstverlening samenbrengen. Door de groei van het Digi Gilde zoeken we een office assistent die energie krijgt van regelen en ontzorgen, structuur aanbrengt in een dynamische omgeving en altijd een stap vooruitdenkt.

In deze functie is geen dag hetzelfde. Je ondersteunt project- en programmateams, plant en coördineert afspraken, bijeenkomsten, opleidingen en evenementen, reserveert locaties en regelt bezoekersontvangst. Ook verzorg je reis- en hotelboekingen. Daarnaast speel je een belangrijke rol in de onboarding van nieuwe collega’s en ondersteun je bij inkoop, contract- en financiële administratie, facturatie en HR-gerelateerde processen. Je bewaakt de voortgang van acties, signaleert knelpunten en zorgt dat zaken tijdig worden opgepakt.

Jij wordt blij van organiseren, werkt nauwkeurig en houdt het overzicht, ook als er veel tegelijk speelt. Je denkt actief mee, ziet kansen om processen slimmer en efficiënter te maken en draagt met jouw positieve en servicegerichte houding bij aan een prettige samenwerking binnen het team.

Hybride werken is mogelijk als de werkzaamheden dat toelaten. Tegelijkertijd hechten we veel waarde aan persoonlijk contact. Daarom ben je regelmatig op locatie aanwezig voor overleggen, evenementen en om samen met collega’s te werken aan onze ambities.

Kortom, een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je bent dagelijkse ondersteuning en eerste aanspreekpunt voor collega’s.
• Je ondersteunt project- en programmateams, organiseert afspraken, bijeenkomsten, opleidingen en evenementen en regelt locaties, bezoekersontvangst en reis- en hotelboekingen.
• Je verzorgt ondersteunende taken bij onboarding, inkoop, contract- en financiële administratie, facturatie en HR-gerelateerde processen en bewaakt de voortgang van acties.
• Je houdt van organiseren en behoudt overzicht in een dynamische omgeving, signaleert knelpunten en denkt actief mee over verbeteringen.

Je bent nieuwsgierig, proactief en servicegericht. Je krijgt energie van organiseren, schakelt makkelijk tussen taken en behoudt overzicht. Je werkt nauwkeurig, communiceert helder en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Verder beschik je over

• Je beschikt over 3-5 jaar relevante werkervaring als (office) assistent of in een vergelijkbare functie, met hbo-werk- en -denkniveau.
• Je voelt je thuis in een dynamische project- of programmaomgeving en bent 36 uur per week beschikbaar.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en neemt proactief initiatief.
• Je legt gemakkelijk contact, onderhoudt relaties en communiceert sterk.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en hebt affiniteit met Rijksoverheid, digitalisering, innovatie, data en AI.

Interesse? Graag ontvangen wij jouw cv en motivatie als word- of pdf-bestand via onderstaande sollicitatie button.

Wat mag je van ons verwachten? Wanneer we een match zien nemen we contact met je op om een eerste sollicitatiegesprek in te plannen. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek.

Jouw werklocatie zal thuis en op kantoor zijn. Nogmaals, we nodigen je graag uit om te solliciteren. Heb je nog vragen over de functie, bel dan eerst even met Stephanie Hendriks (adviseur talent- en loopbaanontwikkeling Digi Gilde 06 50 05 47 75) heb je nog vragen over de procedure, bel dan met Suzanne de Jager (corporate recruiter, 06 27 29 53 17).