Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Als Officemanager bij de Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) ondersteun je directeur DPO en de MT leden vele vlakken.
Ben jij proactief, enthousiast en een kei in organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De Defensie Pijpleiding Organisatie (DPO) heeft als primair proces het 24/7 transporteren van vloeibare brandstoffen door middel van het op Nederlands grondgebied gelegen deel van het Central European Pipeline System (CEPS) en voor wat betreft de vliegbasis Leeuwarden m.b.v. het nationale systeem op depot Leeuwarden.

Het primaire proces wordt uitgevoerd door de afdelingen Operatien, Instandhouding en Regie. De afdeling Ondersteuning zorgt dat het primaire proces wordt ondersteund.

Als officemanager houd je je bezig met het coördineren en uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat ten behoeve van de directeur en het MT en het verrichten van algemeen organisatorisch ondersteunende werkzaamheden voor DPO.

1. Je verleent management- en secretariële ondersteuning voor de directeur en de MT-leden door:
- het coördineren van de werkzaamheden van het secretariaat;
- het coördineren en bewaken van het opleidingsplan van DPO
- het beheer van de agenda van de directeur;
- het zorgdragen voor de voorbereiding, eventueel verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten;
- het rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken, actiepunten en besluiten;
- het opstellen roosters en planningen;
- het verzorgen van de correspondentie en het concipiëren van brieven;
- het maken van afspraken en verzorgen van binnenlandse en buitenlandse dienstreizen;
- het ontvangen en begeleiden van bezoekers;
- het reserveren van ruimtes, lunches, diners, etc.

2. Levert administratieve ondersteuning aan Ondersteuning door:
- het administratief ondersteunen van DPO;
- het verzamelen en selecteren van relevante (financiële) gegevens ten behoeve van managementinformatie, rapportage en ter onderbouwing van eventuele beleidsvoorstellen;
- het verzorgen van interne inkoopaanvragen voor verschillende inkoopbehoeften;
- het verrichten van archiefwerkzaamheden en het bijhouden van (adres)gegevens.

3. Verricht organisatorische en algemeen ondersteunende taken uit door:
- het fungeren als contactpersoon voor facilitaire zaken;
- het coördineren/organiseren van DPO evenementen;
- het beheren en bestellen van kantoorartikelen.