Operationeel inkoper

Nederland bereikbaar, schoon en duurzaam houden vraagt om goede plannen én de juiste inzet van geld. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat werkt hier elke dag aan. Als operationeel inkoper help jij daarbij. Jij zorgt dat producten en diensten slim, zorgvuldig en volgens de regels worden ingekocht en verwerkt. Dankzij jouw werk kunnen collega’s rekenen op duidelijke afspraken en een soepel inkoopproces. Meer weten? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt
Als operationeel inkoper werk je aan meerdere trajecten tegelijk. Je ondersteunt collega-inkopers en opdrachtgevers bij het voorbereiden en vastleggen van opdrachten. Een belangrijk deel van je werk is het financieel vastleggen van verschillende werkstromen binnen de afdeling Inkoop en Subsidie. Je stelt opdrachtbrieven op, verwerkt bestellingen en legt financiële gegevens vast in SAP.

• Je verzamelt administratieve gegevens en controleert of deze juist, volledig en op tijd zijn aangeleverd. Ontbreekt er iets of klopt er iets niet? Dan neem je contact op met de opdrachtgever om dit aan te vullen of te corrigeren. Ook controleer je documenten op wet- en regelgeving, interne richtlijnen en deadlines.
• Daarnaast voer je administratieve werkzaamheden uit zoals het invoeren, verwerken en vastleggen van gegevens in het systeem, het opstellen van documenten en het verzorgen van correspondentie.
• Je werkt nauw samen met collega’s, opdrachtgevers en andere betrokkenen. Je bouwt een netwerk op binnen en buiten de organisatie en neemt soms deel aan rijksbrede bijeenkomsten of projecten. In je werk houd je steeds het hele proces in beeld: van de vraag van de opdrachtgever, het financieel vastleggen van de opdracht en het betalen van facturen tot aan het afsluiten van de financiële verplichting.

Zo zorg jij ervoor dat het proces zorgvuldig verloopt en dat collega’s verder kunnen met hun werk.

Jouw team
Je komt te werken binnen de afdeling Inkoop en Subsidie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Binnen deze afdeling worden verschillende werkstromen verwerkt. Denk bijvoorbeeld aan detacheringen, vacatiegelden en bijdragen. Als operationeel inkoper zorg jij ervoor dat deze opdrachten financieel correct en volgens de regels worden vastgelegd.

De afdeling is groot, maar je werkt in een team dat zich richt op een specifiek beleidstrein of een werkstroom voor het beleidsterrein. Samen met collega’s die hierin gespecialiseerd zijn zorg je dat het werk zorgvuldig en efficiënt wordt uitgevoerd. Collega’s helpen elkaar, delen kennis en stemmen regelmatig af met andere teams en opdrachtgevers.

Wat nieuwe collega’s vaak meteen opvalt, is het warme welkom binnen de afdeling. Er is een duidelijk inwerkprogramma en collega’s nemen de tijd om je wegwijs te maken. Daardoor kun je snel zelfstandig aan de slag, terwijl je altijd kunt terugvallen op de kennis en ervaring van het team.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding in bijvoorbeeld een juridische, bedrijfskundige of inkooprichting.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden op het gebied van financieel/administratieve (inkoop)processen.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen en organiseren: je plant je werkzaamheden zorgvuldig, werkt procesmatig en houdt overzicht over meerdere taken en deadlines.
• Nauwkeurigheid: je werkt precies en gestructureerd, waardoor administratieve en financiële gegevens correct worden verwerkt.
• Klantgerichtheid: je denkt mee met opdrachtgevers en collega’s en zorgt dat zij tijdig de juiste ondersteuning en informatie krijgen.
• Initiatief: je hebt een proactieve houding, signaleert knelpunten in processen en komt met voorstellen om het werk slimmer of beter te organiseren.

Hoe solliciteer je?
In plaats van een standaard motivatiebrief vragen we je om de onderstaande vragen te beantwoorden. Gebruik hierbij bij voorkeur de STAR-methodiek (situatie, taak, actie, resultaat). Zo krijgen wij een goed beeld van jouw ervaring en manier van werken.

1. Klantgerichtheid: beschrijf een situatie waarin je een interne of externe klant hebt geholpen bij een administratief of procesmatig vraagstuk. Hoe heb je ervoor gezorgd dat de klant goed werd geholpen en wat was het resultaat?
2. Plannen en organiseren / nauwkeurigheid: in deze functie werk je met meerdere opdrachten tegelijk en verwerk je veel gegevens. Kun je een voorbeeld geven van een situatie waarin je overzicht hield, nauwkeurig werkte en prioriteiten stelde?

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• Sollicitatiegesprekken vinden doorlopend plaats.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.