Procesmanager

Het Nationaal Archief zoekt voor de afdeling bestuurszaken en bedrijfsvoering een collega om procesmanagement te implementeren. Zowel vanuit de hoek van Informatiehuishouding, de informatiebeveiliging, financiën als ook uit de applicatie management hoek is de behoefte gebleken dat de processen van het NA goed en eenduidig centraal worden vastgelegd en beheerd.

Het Ministerie van OCW waar het NA een agentschap van is verwacht ook van het NA dat het stappen maakt in de centrale vastlegging van processen om daarmee de beheersing van de risico’s van de organisatie te verbeteren.  

Wat ga je doen

• Procesmanagement opzetten binnen het Nationaal Archief met onder meer een na te streven volwassenheidsniveau voor business proces management (Soll, gewenste situatie) en daartoe richtinggevende voorstellen aan het MT voorleggen ter besluitvorming.
• De applicatie Mavim –bedoeld voor het vastleggen en raadplegen van processen- implementeren, inrichten en vullen en het gebruik ervan verankeren binnen het Nationaal Archief.
• Afdelingen binnen de organisatie ondersteunen bij het analyseren, beschrijven en optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. Daartoe leg je in Mavim informatie over het proces en de (link naar de) procesbeschrijving vast.
• De samenwerking op het gebied van procesmanagement intern NA en met het bestuursdepartement OCW vorm geven gericht op de invoering van de binnen OCW gehanteerde methodiek van procesbeheer en die methodiek door ontwikkelen voor het NA.
• Het verbeteren van de interne beheersing en kwaliteitsborging in alle proces-ketens en werkprocessen van het Nationaal Archief, zodat de risico’s in beeld zijn en waar nodig worden beheerst.
• Aandachtspunten aankaarten in informatiebeheer en procesmanagement vanuit verschillende invalshoeken
• De binnen processen gebruikte systemen en belangrijkste data vastleggen in Mavim. Daartoe zoek je de verbinding met applicatiemanagement, Informatiehuishouding, informatiebeveiliging en de functionaris gegevensbescherming.
• Opstellen van rapportages die inzicht bieden in de kwaliteit van de processen van het NA en het MT NA daarover adviseren mede in relatie tot het te bereiken volwassenheidsniveau.
• Deelnemen aan intern en extern overleg. 

Competenties

• Op verschillende detailniveaus analyseren en ontwerpen
• Plannen en organiseren
• Vastleggen van processen
• Omgevingsbewustzijn
• Klantgericht
• Voortgangscontrole
• Adviesvaardigheden

• je hebt een afgeronde opleiding op Hbo- of WO-niveau met vakken gerelateerd aan procesmanagement dan wel aantoonbare relevante kennis en werkervaring in procesmanagement;
• je hebt ervaring met ontwikkelen, organiseren en implementeren van procesmanagement methodieken en systemen;
• je hebt ervaring met Mavim, MS office Visio;
• je bent communicatief sterk;
• je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring, waaronder bij voorkeur ervaring in een overheidsorganisatie en aantoonbare ervaring met bedrijfsprocesmanagement en AO/IC;
• kennis van informatiemanagement, applicatie portfolio management, risicobeheersing, AVG en/of datasecurity zijn een pré;
• je hebt ervaring met de meest gangbare procesbeschrijvingsmethodieken en methodieken voor procesverbetering, zoals Lean Sigma.

• Heb je na het lezen van deze vacature nog vragen over de functie van Procesmanager bij het Nationaal Archief? Neem dan contact op met Jos Verhoeven, Senior business controller op het nummer 06-42743654 of Merida Oemar-Rotsburg, HR-adviseur op het nummer 06-55267956.
• Klaar om te solliciteren? Reageer via de sollicitatieknop hieronder. Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• Het gaat om een functie voor 32 tot 36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid om je werktijden, in overleg, zelf in te delen. We zitten vlak naast station Den Haag Centraal en werken hybride; zowel op kantoor als thuis.
• De sollicitatiegesprekken vinden fysiek plaats op kantoor. In sommige gevallen kunnen de gesprekken ook in hybride vorm plaatsvinden. In overleg met jou bepalen we hoe we deze gesprekken vormgeven.