Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?
Word Programmasecretaris GrIT
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?
Wat ga je doen?
Als Programmasecretaris GrIT ontzorg en attendeer je de Programmadirecteur bij de uitoefening van zijn taken. Dat de agenda regelmatig verandert, maakt jouw takenpakket extra uitdagend. Prioriteren en voorbereiden van afspraken zit in je bloed. Daarnaast plan je bijeenkomsten waarbij veel stakeholders betrokken zijn en bereid je deze tot in de puntjes voor; van inhoudelijke stukken delen tot het inplannen van gesprekken. Tijdens vergaderingen waar de Programmadirecteur aanwezig is, neem je indien nodig de rol van notulist op je. Je legt afspraken en actiepunten vast en bewaakt vervolgens de afgesproken termijnen.
Jij bent de rechterhand van de Programmadirecteur. Je weet hoe het is om te werken in een politiek-bestuurlijke omgeving. Zo zorg je voor een efficiënt verloop van de dagelijkse activiteiten. Daarnaast attendeer je de Programmadirecteur op zijn eigen actiepunten en bereid je stukken ter ondertekening voor. Je bent gewend zelfstandig te werken en weet snel je weg in de organisatie te vinden. Het is een veelzijdige rol in dynamische omgeving, waarbij je schakelt tussen verschillende onderwerpen en gesprekspartners op alle niveaus.
Daarnaast bestaan je taken en verantwoordelijkheden o.a. uit:
- Het ondersteunen van de bedrijfsvoering, verlenen management- en secretariële ondersteuning aan Programmadirecteur in samenwerking met de secretaresse
- Het organiseren van verschillende bijeenkomsten binnen het GrIT-programma met interne- en externe stakeholders.
- Het inhoudelijk voorbereiden van in- en externe vergaderingen door het verzamelen van vergaderstukken, (achtergrond)informatie en het opstellen van discussienota’s en adviezen.
- Het gevraagd en ongevraagd opstellen van advies t.b.v. Programmadirecteur.
- Het bewaken en beheren van de agenda van de Programmadirecteur samen met de secretaresse.
- Het bijwonen en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Het onderhouden van in- en externe contacten.