Programmasecretaris SME

De douane beschermt de samenleving. In 2035 wil de douane dat zo effectief mogelijk doen én daar gericht op sturen. Daaraan werkt het programma ‘Sturen op maatschappelijke effecten’ in Rotterdam. Als ervaren secretaris van het programma vervul jij een sleutelrol bij de verdere opbouw en uitbouw daarvan. Dankzij jouw scherpe blik en gestructureerde aanpak loopt alles op rolletjes.

Dit doe je bij de Douane

Als programma secretaris ben jij de verbindende schakel: je houdt overzicht, schakelt makkelijk en zorgt dat alles vanuit het programma soepel verloopt.

Jij coördineert de besluitvorming door het programmateam en de stuurgroep (op directieniveau). Je zorgt voor een afgestemde agenda, verzamelt, beoordeelt óf schrijft vergaderstukken, maakt verslagen en bewaakt de opvolging van actiepunten.

Jij verzorgt de planning en verantwoording door het programma. Je verzamelt relevante informatie en stelt daarmee (de input voor) jaarplannen en voortgangs- rapportages op. Je bewaakt met de business controllers het programmabudget. Je hebt een actieve bijdrage aan het opstellen van een meerjarig programmaplan.

Jij regisseert de aansluiting van het programma op andere besluitvormende óf belangrijke overleggen. Je hebt goede contacten met collega secretarissen. Je agendeert óf signaleert tijdig relevante agendapunten en borgt dat het programma hierop (mee)adviseert.

Als volwaardig lid van het programmateam adviseer je gevraagd én ongevraagd op adviesproducten van collega’s. Verder organiseer je (thema) bijeenkomsten of bezoeken vanuit het programma of verzorg je hiervoor de input.

Je kunt in afstemming met de programmamanager, mits daarvoor ruimte is en afhankelijk van jouw eigen (ontwikkel)behoefte, ingezet worden als adviseur of projectsecretaris op één van de programmaonderdelen.

Een bijzondere baan, omdat...

Een bijzonder baan omdat:

• Je vanaf de start meebouwt aan een meerjarige strategische opgave.
• Je overal in de organisatie komt: van beleid tot uitvoering.
• Je als ervaren secretaris veel ruimte krijgt om zelfstandig je rol in te vullen.
• Je rol als secretaris geen bijzaak maar hoofdzaak is.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Ik bouw vandaag mee aan de douane van morgen. Daarvoor verbind ik collega’s van beleid tot uitvoering en directie tot werkvloer. Zo breng ik de sturing van de douane steeds een stap verder!” 

Wanneer past deze baan bij je?

Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau.

Je bent een ervaren (programma, directie of project) secretaris (3 á 5 jaar)

Je brengt proactief structuur en overzicht in een veranderende omgeving.

Je staat bekend om je zorgvuldige en accurate manier van werken.

Je hebt ervaring met het opstellen van P&C-producten en kunt goed schrijven.

Je bent communicatief vaardig en goed in staat om anderen aan te spreken.

Jouw competenties

• plannen en organiseren
• samenwerken
• analyseren
• anticiperen
• netwerken

We ontvangen je brief en cv graag in een Word- of PDF-bestand. Neem in de bestandsnaam jouw voor- en achternaam op. Als je een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van die kennisgeving mee.

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen. 
• Hybride werken is gedeeltelijk mogelijk en in overleg bespreekbaar.

Onderaan deze vacature vind je meer uitleg over de stappen die je doorloopt in de sollicitatieprocedure.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou? Lees hier meer.

Een (online) voorselectietest en/of een assessment kan deel uit maken van de sollicitatieprocedure, evenals het maken van een casus, het opvragen van referenties en (online) screening, bijvoorbeeld via databanken, (zoekmachines) en sociale netwerken.

Jouw sollicitatie wordt alleen in behandeling genomen als je met de sollicitatie-button reageert en je cv en motivatiebrief zijn bijgesloten. Na sluitingsdatum is het niet meer mogelijk om je sollicitatie in behandeling te nemen. Houd er rekening mee dat het solliciteren technische problemen met zich mee kan brengen. Wacht hiermee dus niet tot het laatste moment. 

Wanneer je solliciteert op een functie maak je eenmalig een account aan. Met je account kan je de status van je sollicitatie inzien.