Project Management Ondersteuner

Krijg je energie van een dynamische omgeving, werk je graag samen vanuit een hecht team en heb je klantgerichtheid hoog in het vaandel staan? We zoeken een Project management ondersteuner die raad weet met complexe en steeds wijzigende agenda’s, die prioriteiten kan stellen, die deadlines en budgetten monitort, voortgangsrapportages maakt, verslagen maakt tijdens vergaderingen en goed vooruit (mee)denkt en niet bang is om beslissingen te nemen. Je kunt vanuit je eigen rol soepel bewegen op hoog bestuurlijk niveau. Herken jij jezelf in dit plaatje? Dan ben jij de proactieve Project management ondersteuner die wij zoeken!

Het team Kabinet zoekt een Project management ondersteuner. Het accent van deze zelfstandige functie ligt op de ondersteuning van de directeur Wetenschap & Technologie in haar rol als voorzitter van het netwerk van de Rijkskennisinstellingen (RKI). Het RKI-netwerk is een verzameling van rijkskennisinstellingen en planbureaus, die als doel hebben om met hun wetenschappelijke kennis en innovatie, beleid te ondersteunen om maatschappelijke opgave aan te gaan. Daarvoor komen onder andere de 16 directeuren een aantal keer per jaar bijeen in het directeurenoverleg.

Het zijn complexere, meer uitgebreide ondersteuningstaken dan op het secretariaat, en ook het pro-actief bijhouden van planningen, budgetten en communicatie, zoals de website van het RKI-netwerk. Je beantwoordt uiteenlopende vragen en verzoeken rekening houdend met de gestelde prioriteiten. Dit doe je door het belang en de urgentie van het werk in te schatten, de voortgang te bewaken, knelpunten te signaleren en te rappelleren op de voortgang. Je werkt hiervoor nauw samen met de strategisch beleidsadviseur.

Jouw taken

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de directeur Wetenschap & Technologie in haar rol als voorzitter van het netwerk van Rijkskennisinstellingen (beheer complexe agenda’s, plannen bijeenkomsten, opmaken en versturen stukken, voorbereiden en opmaken formele communicatie, etc). Je acteert hierbij zelfstandig binnen een gevoelige en complexe context (ook buiten het NFI);
• Je notuleert het contactpersonen overleg en je werkt het verslag van het directeurenoverleg uit in formele notulen en houdt actielijsten bij;
• Je organiseert mede lunches en werkbezoeken en ontvangt en begeleidt bezoekers;
• Je actualiseert en beheert het archief van het RKI netwerk. Je bewaart en registreert de documenten en dossiers. Je zorgt er voor dat deze stukken en de besluiten overzichtelijk en toegankelijk zijn;
• Je zorgt voor de voorraadagenda voor de overleggen;
• Je houdt planningen en budgetten bij en maakt een periodieke voortgangsmonitor. Je coördineert hiervoor complexe informatiestromen en weegt mogelijke consequenties, belangen en prioriteiten af;
• Als er tijd over is draai je mee bij het directiesecretariaat en neem je (indien nodig) waar voor je collega’s.

• Hbo werk- en denkniveau;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met projectondersteuning werkzaamheden, met name op gebied van het monitoren van planningen en budgetten;
• Ervaring met het organiseren en faciliteren van overleggen en evenementen;
• Je fungeert als buffer in een zeer gevoelige en complexe politieke en maatschappelijke context;
• Je kunt onder druk werken in een dynamische omgeving;
• Je hebt goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je hebt ervaring met en goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en je kan vlot en gedegen om gaan met agenda’s en eventueel met mailboxen van meerdere (vaak drukbezette) personen.

Competenties

• communicatief
• voortgangscontrole
• plannen en organiseren
• organisatiesensitiviteit
• samenwerken
• integriteit

Wat vinden wij nog meer belangrijk

• Je bent klantgericht en kan hierin goed prioriteren.
• Je bent in staat je werk zo te plannen en te organiseren dat je collega’s op het secretariaat dit op ieder moment over kunnen nemen.
• Je hebt een gezonde dosis organisatiesensitiviteit en bent collegiaal, integer, flexibel, proactief en stressbestendig.

Solliciteren kan door je cv en motivatie als bijlage in Word of Pdf-bestand per e-mail en onder vermelding van het vacaturenummer te sturen aan [email protected]. We nodigen je graag uit om in je motivatiebrief ook iets over jezelf te vertellen.

• Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het NFI van groot belang. Om die reden vragen wij aan nieuwe medewerkers om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Ook een geheimhoudingsverklaring maakt deel uit van het sollicitatieproces.
• Wanneer je als Rijksambtenaar een beroep doet op een voorrangspositie, stuur dan ook een kopie van je beschikking mee.
• Voor medewerkers binnen de (Rijks) Overheid behoort een detacheringsovereenkomst tot de mogelijkheden.
• Het inwinnen van referenties behoort tot de mogelijkheden.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.