Project-/ programmasecretaris Flexpool

Wil jij werken aan actuele maatschappelijke opgaven en de drijvende kracht zijn in complexe projecten of programma’s die het verschil maken? Wil jij jezelf verder ontwikkelen en je vaardigheden en kwaliteiten aanscherpen door te werken aan steeds nieuwe uitdagingen en vraagstukken? Dan zijn wij op zoek naar jou als project-/ programmasecretaris binnen onze Flexpool!

Wat ga je doen?

Vanuit de Flexpool werk je voor de ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) én Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordering (VRO). Je werkt opgavegericht aan steeds wisselende projecten/programma's, met directe of indirecte invloed op de samenleving. Door de diversiteit leer je in korte tijd de verschillende onderdelen van BZK en VRO kennen.

Als project-/ programmasecretaris werk je steeds op tijdelijke opdrachten. Je zorgt ervoor dat complexe projecten en programma’s soepel draaien door jouw kennis en ervaring op dit gebied in te brengen. Je werkt nauw samen met de project- of programmamanager waaraan je bent gekoppeld en bent de spin in het web van het project- of programmateam. Je houdt je staande binnen een complexe omgeving met meerdere partijen en vaak tegengestelde belangen. Daarbij zorg jij dat het projectteam optimaal kan presteren en de resultaten worden behaald. Je organiseert bijeenkomsten, bereidt overleggen inhoudelijk voor en zorgt voor een heldere verslaglegging. Je denkt en schrijft mee bij projectplannen, stakeholderanalyses en evaluatierapporten. Je adviseert de projectleider of programmanager (gevraagd en ongevraagd) inhoudelijk over het project/programma. Je doet actief voorstellen ter verbetering van de processen, over de toepassing van projectmethodieken en efficiënte overlegstructuren. Je beheert en bewaakt de voortgang en signaleert tijdig risico’s en afwijkingen. Je stelt zelfstandig voortgangsrapportages op. Je draagt inhoudelijk bij aan (de voorbereiding van) besluitvormingsprocessen en bestuurlijke overleggen. Voor interne en externe partijen ben jij het eerste aanspreekpunt.

Bij het toekennen van opdrachten kijken we zo goed mogelijk of deze passen bij jouw achtergrond en ervaring, je ontwikkeldoelen en interesses.

• Je hebt minimaal 5 jaar relevante ervaring als project-/ programmasecretaris, waarvan minimaal 2 in een zeer complexe omgeving met meerdere partijen en tegengestelde belangen.
• Je hebt kennis van projectmatig werken en projectmethodieken, waaronder projectmatig creëren (PMC)
• Je beschikt over wo werk- en denkniveau.

Wat breng jij mee?

• Je hebt aantoonbare ervaring als projectsecretaris binnen een project- of programmateam - Je en kent de ins en outs van projectmatig werken.
• Je hebt kennis van projectmethodieken – Je weet hoe je processen structuur geeft en houdt het overzicht, ook in complexe omgevingen.
• Je hebt analytisch en verbindend vermogen – Je legt gemakkelijk verbanden in situaties en vraagstukken waarbij je ook over grenzen heen kunt kijken, denken en werken, je herkent risico’s en kansen, en weet hoe je mensen en belangen bij elkaar brengt. Je bent een echte teamspeler.
• Je bent resultaatgericht en een echt organisatietalent – Je neemt initiatief, plant efficiënt en zorgt dat deadlines gehaald worden.
• Je hebt lef en bent nieuwsgierig – Je pakt nieuwe uitdagingen met beide handen aan, vindt snel je weg in onbekend terrein en deelt graag je kennis.
• Je hebt een goed gevoel voor de omgeving waarbinnen je werkt - Je volgt relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. Je herkent gevoeligheden, risico’s en kansen en handelt daarnaar. Ook overzie je wat consequenties zijn voor aanpalende terreinen.

Wat bieden wij

• Flexibiliteit & afwisseling – Geen vastomlijnde baan, maar wisselende opdrachten (projecten) die aansluiten bij jouw ervaring en ambities.
• Een omgeving waar jij het verschil maakt – Jij zorgt dat het projectteam optimaal kan presteren en de resultaten worden behaald
• Ruimte voor groei – Leer verschillende kanten van de ministeries kennen en breid je netwerk en expertise uit ✓ Een pool met mede Flexers – Een groep vakgenoten waardoor je er nooit alleen voor staat en van en met elkaar kunt leren.

Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten de denkkracht en de creativiteit van onze organisatie waardoor we beter aansluiten bij de behoeften van de samenleving. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent en van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jou als persoon.

Wil je meer weten over onze Flexpool van BZK/VRO? Er is een jaarbeeld over 2024 beschikbaar die je kunt opvragen via [email protected]. Ook kun je hier een overzicht opvragen met de taken die behoren bij een project- en programmasecretaris.

Planning gesprekken

• De eerste ronde gesprekken vinden plaats op maandag 12 januari (ochtend), dinsdag 13 januari (ochtend/begin middag), donderdag 15 januari (ochtend) en vrijdag 16 januari (ochtend) in Den Haag op de Turfmarkt met één van de Flexmanagers en een projectsecretaris uit de Flexpool.
• De tweede ronde gesprekken vinden plaats op vrijdag 23 januari (einde ochtend/middag) in Den Haag op de Turfmarkt met één van de Flexmanagers en een projectmanager uit de Flexpool.
• De arbeidsvoorwaarden gesprekken vinden online plaats op vrijdag 30 januari met de Flexmanager waar jij gaat landen en onze HR adviseu