Projectondersteuner administratief

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 44.500 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook nog zo’n 26.500 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Je zorgt voor een betrouwbare en tijdige administratieve ondersteuning van projecten en secties binnen AMS. Daarbij organiseer je overleggen, beheer je (ook gerubriceerde) projectdocumentatie, bewaak je de voortgang van administratieve processen en help je mee om documentbeheer en werkwijzen slimmer en eenduidiger in te richten.

1.Projectondersteuning en voortgang
Je ondersteunt het projectteam bij de organisatie en voortgang van projecten. Je zorgt voor een goede voorbereiding en afhandeling van overleggen en bewaakt de voortgang van acties en afspraken. Je helpt bij het verzamelen en verwerken van informatie voor rapportages en houdt overzicht op administratieve processen en deadlines. Daarnaast ondersteun je bij het verwerken van project gerelateerde administratie.

2. Document- en informatiemanagement
Je ondersteunt bij het beheren en archiveren van projectdocumenten en houdt overzicht op documentstromen. Je registreert en verwerkt documenten in systemen zoals X-Post en ondersteunt bij administratieve processen, waaronder ABDO-aanvragen. Je werkt met (vertrouwelijke) informatie volgens geldende richtlijnen en draagt bij aan een zorgvuldige verwerking en distributie van documenten. Daarnaast ondersteun je bij het toepassen van beveiligingsprocedures en het veilig delen van informatie.

3. Algemene ondersteuning secties
Je ondersteunt de sectie bij dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor een goede organisatie van overleggen, inclusief verslaglegging en het vastleggen van acties. Je verzorgt de aanmelding van bezoekers en ondersteunt bij toegangs- en administratieve procedures. Daarnaast ondersteun je bij aanvragen rondom personeel en samenwerking, zoals autorisaties en internationale bezoeken. Je helpt bij het organiseren van dienstreizen en het faciliteren van praktische zaken binnen het team. Ook verwerk je administratieve gegevens. 

Verder heb je oog voor de werkomgeving en dagelijkse gang van zaken binnen de sectie en afdeling AMS. Je signaleert knelpunten of aandachtspunten en zorgt dat deze worden opgepakt of bij de juiste persoon terechtkomen. Ook pak je ad-hoc verzoeken op en zorg je dat praktische zaken tijdig en zorgvuldig worden geregeld.

4. Bewaken van processen en kwaliteit
Je ondersteunt bij het borgen van een eenduidige en vindbare archivering volgens geldende afspraken en richtlijnen. Je houdt toezicht op het gebruik van systemen en werkwijzen, zoals de afgesproken documentstructuren, en signaleert afwijkingen. Je controleert of archiverings- en beveiligingsrichtlijnen worden nageleefd en legt bevindingen vast waar nodig.

Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en vindt het prettig om te zorgen dat afspraken, documenten en acties kloppen en terug te vinden zijn. Je schakelt soepel tussen meerdere dossiers en je voelt je thuis in een technische omgeving waar veiligheid en vertrouwelijkheid belangrijk zijn.

Opleiding en ervaring
Afgeronde MBO-4 opleiding, bij voorkeur in de richting Secretarieel Management, Administratieve Dienstverlening of vergelijkbaar.
2 tot 4 jaar werkervaring in een projectondersteunende rol binnen een complexe (bij voorkeur technisch georiënteerde) omgeving.
Ervaring met SAP en bij voorkeur en gestructureerd documentbeheer (archivering, dossiervorming).

Je hebt de Nederlandse nationaliteit (vereist in verband met veiligheidsonderzoek).
Kennis en vaardigheden
Kennis van administratieve processen en (bij voorkeur) Defensieprocessen zoals behoeftestelling, inkoop en bijbehorende formulieren (ABDO, BGF).
Basisbegrip van maritieme systemen om projectdocumentatie te kunnen plaatsen en begrijpen.
Kennis van Defensierichtlijnen voor documentbeheer, beveiliging (DBB) en archivering.
Vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) en zorgvuldig in schriftelijke verslaglegging.

Competenties
Samenwerken: effectief afstemmen met secties, projectleiders, IT-teams en externe partners.
Plannen en organiseren: werk en overleggen tijdig en gestructureerd voorbereiden en uitvoeren.
Nauwkeurigheid: zorgvuldige verwerking van (gerubriceerde) documenten en financiële administratie.
Communiceren: helder notuleren, rapporteren en afspraken vastleggen.
Resultaatgericht: voortgang bewaken, deadlines monitoren en tijdig bijsturen.
Flexibiliteit: meebewegen met veranderende prioriteiten en internationale samenwerking.

 -    Jouw cv en motivatiebrief dienen uiterlijk 19 april 2026 bij ons binnen te zijn.
-    De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op dinsdag 28 april 2026; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
-    Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur. 
-    Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.    
-    Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
-    Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).