Projectondersteuner (Almelo & thuis)

Weet jij in hectiek het overzicht te houden en pak je zaken pragmatisch op? We zoeken een projectondersteuner voor meerdere projecten waarbij je van A tot Z betrokken bent. Onze projecten ontstaan vanuit wetgeving, externe- en interne opdrachten en hebben effect op de samenleving. De projectondersteuner heeft een belangrijke rol in het geheel en ondersteunt en faciliteert bij projecten. 

Via onze ICT voorzieningen voor de strafrecht- migratie en jeugdzorgketen stellen wij nationaal en internationaal justitiële informatie beschikbaar voor diverse instanties/ketenpartners. Door slim gebruik te maken van bestaande technologie en door innovaties en creativiteit te stimuleren, zorgen wij dat de juiste informatie beschikbaar komt op het juiste moment. Hiervoor worden bestaande systemen doorontwikkeld of worden nieuwe systemen ontwikkeld. Dit zijn allemaal projecten waarbij de projectondersteuner een onmisbare schakel is om deze te stroomlijnen en te bewaken.

Binnen de Justitiële informatiedienst lopen er meerdere projecten en programma’s. Samen met je collega projectondersteuners zorg je ervoor dat de projectmanagers hun werk optimaal kunnen doen en dat het project op rolletjes loopt. Geen dag is hetzelfde.

Je ondersteunt als projectondersteuner meerdere projectmanagers op diverse fronten. Hoe je takenpakket er precies uitziet, verschilt per project. Het is wel duidelijk dat je een variatie aan werkzaamheden uitvoert: 

• Zorgen voor een efficiënte projectorganisatie, conform het Agile Portofolio Management (APM) proces, Projectmanagement proces en besluitvormingsprocessen;
• Voortgangsbewaking door tijdig afwijkingen te signaleren;
• Financiën monitoren en opdracht geven tot facturatie; 
• Voorbereiden rapportages;
• Reviewen van opgeleverde documenten op de geldende kwaliteitscriteria;
• Projectdossiers actueel en op orde houden;
• Organiseren en faciliteren van vergaderingen en de verslaglegging daarvan;
• Administratieve ondersteuning van stuurgroepen en het portfolio;
• Signaleren aan en adviseren van de projectmanager(s).

Kortom: geen dag is hetzelfde en aan variatie is geen gebrek in jouw functie.

Binnen het Projectmanagement Office Team (PMO team) wordt gezamenlijk met de leidinggevende besloten door wie de projectmanager ondersteund wordt. Wie je ook ondersteunt: je zorgt altijd dat deze persoon op jou kan bouwen en vertrouwen.

Let op als je gaat solliciteren: 
Wij stellen een aantal vragen om je beter te leren kennen. Je hoeft dus geen sollicitatiebrief te schrijven. 

Wij zoeken een projectondersteuner die niet tegen sleur kan, proactief kan en wil werken, goed prioriteiten kan stellen en bij wie plannen en organiseren in de genen zit. 
Je hoeft niet perse veel ICT kennis te hebben. Wel is het een pré dat je interesse hebt in ICT gerelateerde inhoud zodat je de basis begrijpt. 
We werken veel met (strafrecht) ketenpartners waardoor onze projecten vaak gevoelig liggen en er een politiek belang meespeelt. Daarom is het fijn wanneer je een politieke antenne hebt en over een goede organisatie sensitiviteit beschikt. Je bent je er dan ook van bewust dat het daarom niet altijd zo snel gaat zoals je zelf zou willen. 
Je kunt goed organiseren, faciliteren en communiceren. Je beschikt over financieel inzicht, je beheert en bewaakt hierin het overzicht. 
Je bent initiatiefrijk en kunt goed zelfstandig werken. Toch werk je ook graag in een team en denk je graag mee over hoe we ons als team kunnen blijven ontwikkelen en professionaliseren.  
Het PMO team deelt veel kennis en ervaring met elkaar maar ook ideeën hoe dingen beter of makkelijker kunnen. Omdat jullie hier samen uit moeten komen ben je een open persoonlijkheid en maak je makkelijk contact. Je hebt een brede interesse en kunt met veel verschillende type mensen overweg.

Wat heb of kun je al?

• In het bezit van P3MO Foundation of IPMA-D of je wilt die (op onze kosten) behalen
• Uitstekende beheersing van MS Office
• Financiële affiniteit voor projectrapportages
• Ervaring met de systemen Leonardo, Power BI en Fortes Change Cloud (tooling) is een pré
• Ervaring in het ondersteunen van ICT projecten en ervaring met Agile Werken/Scrum gaat je helpen. Net als werkervaring bij de Rijksoverheid. 
• Kennis van administratieve en logistieke processen in en rondom projecten
• HBO werk- en denkniveau

Als je nog geen werkervaring hebt als projectondersteuner, maar jezelf wel herkent in de beschrijving, dan komen we ook graag met je in contact. Het volgen van een opleiding is dan ook bespreekbaar. 

• We beginnen met een arbeidsovereenkomst voor een jaar. Bij ongewijzigde omstandigheden en gebleken geschiktheid wordt deze omgezet in onbepaalde tijd.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) nodig.
• Bij Justid is de voertaal Nederlands.
• Een social media onderzoek kan plaatsvinden.
• We nodigen met nadruk ervaren én minder ervaren kandidaten uit om te reageren.
• Acquisitie kunnen we niet op ingaan.