Directiesecretaresse

Binnen CTP Veldzicht is per direct vacatureruimte bij het secretariaat. Heb je belangstelling om te werken in de functie van directiesecretaresse t.b.v. het management  32 uur.
Dan nodigen wij je graag uit om onderstaande te lezen en je belangstelling kenbaar te maken.

We zijn op zoek naar een persoon voor de functie van directiesecretaresse. Het gaat om  administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de directeur behandeling  en daarnaast om algemene secretariële werkzaamheden op het directiesecretariaat.

Taken:
Als directiesecretaresse voer je administratieve en organisatorische werkzaamheden uit ten behoeve van de directeur behandeling. 

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Correspondentie vanuit de directeur behandeling; mailbox pro-actief scannen en op eigen initiatief zaken oppakken/afhandelen.
• Complex agendabeheer; afspraken plannen en contacten onderhouden t.b.v. van deze afspraken (bijeenkomsten plannen) voor de directeur behandeling  (en Geneesheer-Directeur) met zowel externe partijen, als collega’s en termijnbewaking.
• Notuleren van overleggen; voorbereiden en verspreiden agenda en stukken / notuleren bijvoorbeeld hoofbehandelarenoverleg (4-wekelijks), psychiateroverleg (6-wekelijks in de avonduren) en ad-hoc overige overleggen overnemen van collega’s.
• Envoudige taken in geautomatiseerde systemen.
• Personeelszaken: verwerken; ziek- en herstelmeldingen, plannen functioneringsgesprekken, algemene vragen/verzoeken medewerkers beantwoorden en afhandelen, faciliteiten medewerkers aanvragen, sollicitatiegesprekken en arbeidsvoorwaardengesprekken plannen, verwerken nieuwe aanstellingen, inwerkprogramma’s samenstellen, inkoopaanvragen nieuw personeel verwerken, verwerken en archiveren personeelsdocumenten, opdrachten/ taken afhandelen in P-Direkt, waaronder ook zaken met betrekking tot langdurig ziekteverzuim medewerkers/re-integratie (afspraken bedrijfsarts plannen, aanvragen naar UWV).
• Algemene ondersteuning t.b.v. het directiesecretariaat (oa opstellen, archivering en verzending van officiële correspondentie).

Je vindt het leuk om zaken te organiseren en te regelen en houdt de voortgang van de werkzaamheden correct bij. Je faciliteert op organisatorisch niveau de leidinggevende bij het uitoefenen van zijn of haar werkzaamheden.

Daarbij beschik je over; 

• Relevante MBO 4 opleiding;
• Goede contactuele en sociale vaardigheden;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden en een goede beheersing van de nederlandse taal,een stressbestendige en flexibele instelling;

De volgende competenties zijn op het functieprofiel (FGR) van toepassing:

• Klantgerichtheid;
• Voortgangscontrole;
• Plannen en organiseren;
• Organisatiesensitiviteit;
• Samenwerken;
• Oplossingsgericht;
• Stressbestendigheid;
• Zelfstandigheid;
• Initiatief;
• Zelfontwikkeling.

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.