Secretaresse

De afdeling Strategie & Juridische zaken van KVK heeft plaats voor een veelzijdige en energieke secretaresse. In deze functie acteer je binnen een dynamisch krachtenveld waarin binnen de teams Publiek, Beleid, Juridische zaken en het Innovatielab zo'n 80 professionals actief zijn.

Wat ga je doen?
Als Secretaresse binnen het team van Strategie en Juridische zaken ondersteun en ontzorg je de leidinggevenden van de teams Beleid en Publiek op organisatorisch, secretarieel en/of administratief gebied. Je zorgt dat alle processen zo effectief en accuraat mogelijk verlopen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle voorkomende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden, praktische en operationele zaken en vraagstukken. Je acteert in een omgeving met uiteenlopende partijen, zoals andere afdelingen, (multidisciplinaire) teams, opdrachtgevers en stakeholders van KVK. Binnen dit speelveld informeer je, interacteer je en doe je aanbevelingen met betrekking tot de prioritering en uitvoering van de werkzaamheden. Extern heb je contact met andere overheidsinstanties en ministeries waarbij je je bewust bent van het politieke krachtenveld.

Wij zoeken een collega voor bij voorkeur 18-20 uur, waarbij werkuren/dagen in overleg afgestemd worden.

Net als jouw collega secretaresse ben je de rechterhand en steun en toeverlaat van 2 leidinggevenden binnen de afdeling Strategie & Juridische zaken. Je werkt zelfstandig en bent daarmee dan ook iemand aan wie men met een gerust hart allerlei operationele zaken overlaat. Je hebt een sterk organiserend vermogen en voelt je verantwoordelijk voor het resultaat. Je organiseert de werkzaamheden op dusdanige wijze, zodat het team en de leidinggevende wordt ontlast. Je bent de ‘spin-in-het-web’, pakt snel informatie op, hebt aan een half woord genoeg en weet welke wegen te bewandelen om zaken geregeld te krijgen. Je denkt altijd een paar stappen vooruit, hebt een proactieve houding en blinkt uit in het oplossen van praktische problemen. Je voert niet blind uit, maar denkt mee over wat er moet gebeuren en hebt altijd in je achterhoofd welke collega’s en/of teams uitgenodigd of betrokken moeten zijn om ergens een succes van te maken. Je neemt (binnen gebaande paden) beslissingen over welke prio’s prioriteit hebben, daarin laat je zien wendbaar te zijn. Je zorgt dat activiteiten worden voorbereid en opgevolgd worden en durft collega’s aan te spreken op afspraken, gedrag en resultaten. Hierbij zorg je dat anderen worden ontlast in hun werkzaamheden, maar vraag je op het juiste moment tijd en aandacht van hen. Je bent in staat dit toe te lichten aan anderen en dat vraagt om een bepaalde mate van assertiviteit. Je hebt een open persoonlijkheid, kan goed luisteren, bent integer en begrijpt het vertrouwelijke karakter van informatie en handelt daarnaar.

De taken die binnen jouw verantwoordelijkheid vallen zijn:

• Plannen van interne en externe overleggen;
• Afstemming met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat t.b.v. inplannen overleggen;
• Afstemming met overige externe partijen t.b.v. plannen overleggen (incidenteel);
• Afstemming met de secretaresse van de Raad van bestuur voor de planning van bestuurlijke overleggen + voorbereidende overleggen annotaties;
• Mailbeheer teamleiders: prioritering aanbrengen in mails t.b.v. opvolging;
• Signalering van wat speelt op werkvloer;
• Werkzaamheden t.a.v. bijhouden documenten (beleidsbibliotheek, intranet, etc).

Een eerlijk en open sollicitatieproces staat bij ons voorop. Wij vinden het belangrijk dat jij alle ruimte hebt om je van je beste kant te laten zien.

Goed om te weten:

• De vacature staat open tot 20 juni. Wees er dus snel bij;
• Screening is onderdeel van de procedure, waarbij ook een social media check plaatsvindt. Zie hier onze privacyverklaring voor meer informatie hierover;
• Laat ons vooral weten als er tijdens het recruitmentproces vraag is naar extra ondersteuning of aanpassingen. Meestal komen we hier samen wel uit;

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.