Secretaris

Dé spil in besluitvorming, structuur en samenwerking binnen het Stelsel Toegang.

Ben jij degene die structuur brengt waar complexiteit heerst? Word jij blij van strakke processen, duidelijke besluitvorming en het soepel laten draaien van strategische overleggen? Binnen de Stelsel Toegang Organisatie (Logius) zoeken we een proactieve, scherpzinnige en verbindende Secretaris die de ruggengraat vormt van onze besluitstructuur.

We bouwen aan een nieuw stelsel én een nieuw team, en jij krijgt daarin een sleutelrol. Als Secretaris zorg je dat besluitvorming zorgvuldig, transparant en volgens de juiste kaders verloopt. Jij weet wanneer een proces gevolgd moet worden, wanneer je moet bijsturen en hoe je alle betrokkenen goed voorbereid aan tafel krijgt.

Dit is jouw kans om een direct merkbare impact te maken op de governance van een landelijk stelsel in opbouw.

Jouw rol

• Het coördineren van de Stelseloverleggen (ca. 50%)
  In deze rol ben jij de spil in de voorbereiding, besluitvorming en opvolging van de strategische en tactische Stelseloverleggen. Je zorgt dat agenda’s kloppen, stukken op tijd binnen zijn en iedereen goed voorbereid aan tafel verschijnt. Tijdens de overleggen bewaak je soepel het proces: je let op mandaten, besluitvolgordes en wanneer nodig stuur je bij. Bijvoorbeeld als iemand een besluit wil laten nemen dat eigenlijk eerst in het Operationeel Beraad thuishoort. Je houdt de formele route scherp in het oog, maar altijd op een professionele, vriendelijke manier. Na afloop zorg je dat acties en besluiten helder worden vastgelegd, opgevolgd en gedeeld. Samen met de Administratief Secretaris bewaak je de samenhang tussen alle niveaus van besluitvorming, zodat het stelsel als geheel logisch en stevig blijft functioneren.
• Ondersteunen van werkgroepen en projecten (ca. 20%)
  Je zorgt ervoor dat werkgroepen en projecten gestructureerd, doelgericht en binnen de afgesproken scope blijven bewegen. Samen met de projectleider of voorzitter organiseer je sessies die helder en effectief verlopen. Je bewaakt de voortgang, houdt afhankelijkheden in de gaten en zorgt dat iedereen weet hoe besluiten aansluiten op de bredere sturingsstructuur van het stelsel. Bijvoorbeeld wanneer een strategische sessie dreigt te verzanden of alle kanten op schiet, breng jij de focus terug: je herformuleert de doelstelling, ordent de thema’s en legt de vervolgstappen vast, zodat de groep met hernieuwde helderheid verder kan.
• Plannen en voortgang bewaken binnen het STO‑team (ca. 20%)
  Samen met je Stelsel Toegang collega’s werk je aan een realistische en samenhangende (jaar)planning voor het stelsel en het team. Je bereidt samen met de Stelselspecialist planning‑ en evaluatie events inhoudelijk voor en je houdt scherp in de gaten waar knelpunten, afhankelijkheden of risico’s ontstaan. Als iets dreigt vast te lopen, zet jij direct de juiste mensen bij elkaar om de planning gezond te houden. Je bent de drijvende kracht die acties in beweging houdt en collega’s helpt wanneer zij vragen hebben over proces of werkwijze.
• Ondersteunen bij rapportages voor Stelseloverleggen, Logius en BZK (ca. 10%)
  Voor rapportages werk je nauw samen met de Stelselspecialist, die eindverantwoordelijk is voor de inhoud. Jij verzamelt tijdig de benodigde input, ordent de informatie en controleert of alles volledig, consistent en volgens de juiste formats is aangeleverd. Deadlines blijven hierdoor haalbaar en de Stelselspecialist kan efficiënt de eindversie opstellen. Bijvoorbeeld bij de viermaandsrapportage: jij zorgt dat de input uit het Tactisch en Strategisch Overleg compleet en overzichtelijk ligt, zodat de definitieve rapportage snel en zorgvuldig kan worden afgerond.

Jouw uitdaging

Je werkt in een omgeving waar techniek, beleid en governance samenkomen. Geen dag is hetzelfde en jij bent degene die ervoor zorgt dat het geheel blijft kloppen. Je hebt invloed, verantwoordelijkheid en ruimte om processen mee vorm te geven.

Jij blinkt uit als je:

• servicegericht bent en graag samenwerkt
• graag orde schept in complexiteit
• stevig en proactief staat in besluitvorming en procedures
• communicatief sterk bent
• plezier haalt uit structureren, organiseren en verbinden

• WO werk- en denkniveau (Master), bij voorkeur in een juridische of bestuurskundige richting
• Meerdere jaren relevante werkervaring in bestuurlijke of secretariële ondersteuning
• Kennis van technische omgeving en affiniteit met governance, bij voorkeur kennis van Stelsels of Publiek-Private samenwerkingen
• Uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en organisatiesensitiviteit
• Competenties: organisatiesensitiviteit, analyseren, overtuigingskracht, netwerken, motiveren, omgevingsbewustzijn, plannen-en-organiseren, creativiteit en zelfontwikkeling

De Rijksoverheid streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever en innovatiever. Bij Logius is daarom iedereen welkom!

• Inschaling vindt plaats op basis van je opleiding, kennis en werkervaring.
• Contractduur: er wordt gestart met een dienstverband voor één jaar. We zoeken iemand die zich voor langere tijd wil verbinden. Bij wederzijdse tevredenheid en bij de toekenning van de bijbehorende formatieplaats kan dit worden verlengd naar een lange periode.
• Een positief VOG is een vereiste voor deze vacature.
• Referenties kunnen worden opgevraagd als onderdeel van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou.
• De eerste gesprekken worden op 23 april gehouden. Houd hier alvast rekening mee in de agenda.
• Logius is continu in ontwikkeling, ook nu. We verbeteren onze manier van samenwerken en richten onze organisatie toekomstbestendiger in. Voor de meeste functies heeft dit geen impact op het werk zelf, al kan de plek van teams in de organisatie veranderen. We vinden het belangrijk om hier eerlijk over te zijn. Je solliciteert bij een organisatie die continu professionaliseert én waar jouw expertise hard nodig blijft. Heb je vragen over de organisatieontwikkelingen binnen Logius? Wij beantwoorden deze graag tijdens het sollicitatiegesprek.
• Wij werken hybride. Dat betekent dat je deels op kantoor en deels vanuit huis kunt werken. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform de CAO Rijk.